Деловые документы: понятие, виды, оформление. Бланки деловых документов

Основные формы деловой документации

Деловые документы: понятие, виды, оформление. Бланки деловых документов

Отличительные признаки официально-делового стиля – стандартность, точность, лаконизм и строгость изложения информации – проявляются здесь в наибольшей степени. Соблюдение речевых клише, установленных для деловых бумаг, принципиально важно.

В связи с тем, что в деловых отношениях, особенно в области права и финансовой деятельности, все регламентировано и осуществляется по определенным стандартам, для официально-делового стиля характерен речевой стандарт, шаблон (клише, определенной формы). В деловой речи много устойчивых сочетаний, существуют стандартные формы разного рода документов. В них обязательны общепринятые формы изложения и определенные расположение частей текста.

Существуют три типа стандартизации:

1. Первый тип – образец-матрица. Он характеризуется фиксированностью трех параметров текста: набор реквизитов, их последовательность, их пространственное расположение. Паспорт, бюллетень для ания, налоговая декларация — это матрица.

2. Второй тип – образец-модель. Он обладает большим уровнем гибкости по сравнению с образцом-матрицей. Формулировка может быть более свободной, пространственное расположение реквизитов- нестрогим. Заявление, доверенность, резюме пишется по модели.

3. Третий тип – образец-схема. Это наименее жесткий тип организации документа, характеризуемый только одним параметром фиксированности набора реквизитов (элементов содержания). Объяснительная записка строится по схеме.

Существенной чертой официально-делового стиля является особая официальность выражения, безэмоциональность (сухость).

Этому стилю свойственна так называемая безличность выражения. Это означает, что документы составляются не от имени конкретного лица. Документы носят обобщенный характер (от имени государства, учреждения и т.д.). Исключение составляют лишь некоторые жанры: заявления, доверенности, автобиографии и т.п.

Деловой человек должен быть знаком с «моделями» разных речевых жанров официально-делового стиля общения, например с правилами составления делового письма. Деловое письмо может быть написано как от первого лица («предлагаем», «просим»), так и от третьего («фирма предлагает»).

Цель письма – информировать и убедить адресата. Как правило, письмо составляется по одному конкретному вопросу.

Структура текста делового письма и речевые конструкции могут выглядеть следующим образом:

Структура текстаРечевые конструкции
а) адрес отправителя, название фирмы,дата отправленияб) официальное обозначение адресатаКак правило, типизированное клише уже отпечатаны типографическим способом на бланке. Дата оформляется арабскими цифрами и состоит, как правило, из восьми знаков – шести цифр и двух разграничительных точек (например, 03.08.04). Слово «год» не проставляется. Год можно написать и полностью (23.11.2004)Печатается в правом верхнем углу бланка. Каждая составная часть адресата – наименование организации, структурного подразделения, должность, фамилия и инициалы должностного лица, адрес – должна печататься с новой строки через полтора межстрочных интервала, наименование организации указывается в именительном падеже, должность лица, которому адресован документ – в дательном падеже.Знаки препинания между составными частями, кроме почтового адреса не ставятся.
(В коммерческой переписке, когда не предполагается конкретное лицо, обращение не предусмотрено).Называется должность адресата, фамилия, имя, отчество.Допустимо использование прилагательных:Уважаемый … (должность)Дорогой … (к знакомому адресату) …Господа!
а) повод для письмаб) конкретные предложения, просьбы,рекомендации или ответная реакция не предложения партнера: (аргументация согласия (несогласия), выражение встречной просьбы или предложения)Рады сообщить Вам …Информируем Вас о том …Просим рассмотреть вопрос… (подтвердить заказ, сообщить о решении…)К сожалению, мы не можем принять … . Со своей стороны, хотели бы попросить Вас … .
а) выражение надежды на положительное решение вопроса, выражение признательности, предположение, что переписка будет продолжена, уверения в уважении и пр.б) подпись – с указанием должности изванияНадеемся получить ответ в ближайшее время …Ожидаем вашего согласия …Заранее благодарны…

С уважением …

Далее более подробно рассмотрим основные виды деловых бумаг и правила их составления.

Доверенность и заявление –этоличные деловые бумаги. Так, доверенность имеет вид:

Доверенность

Я, Алексеева Анна Ивановна, проживающая по адресу: г. Чебоксары, ул. Костюкова, д. 48, кв. 127, паспорт 14 04 165839, выданный ОВД города Чебоксары 12 января 2003г.

, доверяю Хитровой Ольге Александровне, проживающей по адресу: г. Санкт-Петербург, ул. Кораблестроителей, д. 65, кв. 98, паспорт 15 06 184524, выданный ОВД Приморского района Санкт-Петербурга 26 января 2003г.

, заключение договора с издательством «Юность» от моего имени.

20.09.2015 Алексеева А.И.

Как писать заявление? Этот вид документов состоит из следующих реквизитов:

  1. Наименование адресата.
  2. Наименование адресанта (заявителя).
  3. Наименование документа.
  4. Формулировка просьбы (жалобы, предложения) с краткой, но исчерпывающей аргументацией (если нужно).
  5. Дата.
  6. Подпись.

Схема расположения реквизитов заявления:

1___________ 2___________ _______________3______________4_________________________ ____________________________________ ____5_________________6_____________

Пример

Начальнику отдела кадров Т. М. Николаевой от Костяевой Татьяны ВладимировныЗаявлениеПрошу принять меня на должность начальника бюро корреспонденции. В 1979 году я окончила Московский государственный историко-архивный институт. До октября 1991 г. работала в Научно-исследовательском институте документоведения и архивного дела (НИИДАД) инспектором по учету и регистрации корреспонденции.Приложение: 1) личный листок по учету кадров; 2) трудовая книжка; 3) копия диплома; 4) две фотографии.27.09.2014                         (Подпись)

Наиболее часто при написании заявления можно услышать вопросы: слово заявление пишется с прописной или со строчной буквы? ставится ли точка после слова заявление? Как правильно: заявление Иванова или заявление от Иванова?

Слово заявление – это заголовок документа. По общим правилам:

  • Весь заголовок может быть написан прописными буквами (обыкновенно, если текст заявления набран на компьютере или написан на заготовленном бланке: ПРИКАЗ; ЗАЯВЛЕНИЕ) – после заголовка в этом случае точка не ставится.
Председателю домового комитета Иванову Петру Сидоровичу от жильца квартиры № 5 Петрова Сидора ИвановичаЗАЯВЛЕНИЕ
  • Только первая буква заголовка прописная (обыкновенно в рукописных заявлениях: Приказ; Заявление) – точка в этом случае также не нужна.
Председателю домового комитета Иванову Петру Сидоровичу от жильца квартиры № 5 Петрова Сидора ИвановичаЗаявление

· Допускается, но считается устаревающим такой способ оформления (с точкой в конце, слово «заявление» со строчной буквы).

Председателю домового комитета Иванову Петру Сидоровичу от жильца квартиры № 5 Петрова Сидора Ивановичазаявление.

При таком оформлении «шапка» заявления представляет собой синтаксическое единство – предложение: такому-то (от) такого-то заявление (и точка в конце предложения, соответственно, нужна).

Предлог «от» в шапке заявления можно пропустить.

Итак, допустимы варианты:

  • тому-то от такого-то… Заявление
  • тому-то от такого-то… ЗАЯВЛЕНИЕ
  • тому-то от такого-то… заявление.
  • тому-то такого-то… Заявление
  • тому-то такого-то… ЗАЯВЛЕНИЕ
  • тому-то такого-то… заявление.

Как оформить заявление о переводе на другой факультет?

В правом верхнем углу пишется адресат: Ректору (1-я строчка) такого-то вуза (2-я строчка), например:

(1) Ректору ЧГПУ им.И.Я, Яковлева;

(2) доктору физико -математических наук Б.Г.Миронову;

(3) предлог от (его допускается опускать, тогда сразу после 2-й следует 4-я строчка);

(4) студентки такого-то факультета;

(5) Ваши Ф. И. О. (в род. пад.).

Далее посередине строки (со строчной или прописной буквы) слово заявление: если со строчной, то после «заявления» ставится точка, если с прописной, то точка не ставится. Далее с красной строки текст заявления. После текста в правой части подпись, дата (дата может ставиться и в левой части).

Где указывается дата?

Реквизит «дата» указывается в верхней заголовочной части листа ниже реквизита «название вида документа» и печатается от границы левого поля. Дату также можно указать после текста заявления, также от границы левого поля, например:

Заявление

Источник: http://kursak.net/osnovnye-formy-delovoj-dokumentacii/

Тезисы

Деловые документы: понятие, виды, оформление. Бланки деловых документов

Определение документа можно найти в государственных стандартах Российской Федерации (ГОСТах).

  • документ, документированная информация — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
  • документ – зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.

Функции документа представляют собой целевое назначение данного документа. Документ выполняет две группы функций: общую и специальную.

К общим функциям относятся: информационная, социальная, коммуникативная, культурная. Специальные функции: управленческая, правовая, функция исторического источника (12-14% всех создаваемых в обществе документов).

Не существует документов, выполняющих лишь одну строго определенную функцию. Любой документ многофункционален. Поэтому разграничить документы можно только условно, для удобства их классификации и анализа.

Все многообразие документов разделяется, в первую очередь, на официальные и документы личного характера. Документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке, называется официальным.

По стадии создания и оформления деловые документы разделяют на следующие виды:

  • Подлинник (оригинал) официального документа – первый или единственный экземпляр официального документа.
  • Проект документа – деловой документ до момента его подписания соответствующим должностным лицом.
  • Копия документа – документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их. Существуют нотариальные, официально заверенные, простые заверенные, незаверенные, дипломатические и др. копии документов.
  • Дубликат документа – копия, имеющая силу подлинника, оформляется на документы, которые выпускаются в единственном экземпляре (аттестат, диплом, свидетельство о рождении и др.).
  • Выписка – копия части документа, оформленная и заверенная в установленном порядке.

Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности подразделяются на управленческие, научные, технические (конструкторские), технологические, производственные и т.д. Делопроизводственные службы предприятия работают с официальными документами, подавляющее большинство которых составляют управленческие документы.

В свою очередь, всю систему управленческой документации предприятия разделяют на:

  • организационно-правовые документы (устав, положение об организации, регламент, штатное расписание, должностная инструкция и др.);
  • организационно-распорядительные документы (приказ, распоряжение, указание, постановление);
  • информационно-справочные документы (деловые письма и записки, заявление, протокол, акт и др.).

Оформление деловых документов

Оформление деловых документов требует соблюдения правил, обеспечивающих, в первую очередь, их юридическую силу. Осуществляется оформление при помощи компьютерной техники. Отдельные внутренние документы и документы личного характера (заявления, доверенности, расписки, объяснительные записки) допускается писать от руки.

Текст документов рекомендуется печатать на бланках формата A4 через 1,5 — 2 межстрочных интервала, на бланках формата A5 и менее — через один межстрочный интервал, шрифтом Times New Roman 14.

Расстояние между отдельными реквизитами — от 1,5 (большинство деловых документов) до 3 межстрочных интервалов (телеграммы и телефонограммы).

Если один реквизит растягивается на несколько строк, то его текст печатается через один интервал.

Страницы делового документа подлежат нумерации. Если первая страница документа – бланк, то она считается, но не нумеруется. Все последующие страницы и считаются, и нумеруются. В документах ограниченного допуска, имеющих соответствующий гриф, нумерации подлежат все страницы.

Номера страниц в деловых документах проставляются арабскими цифрами (без точек и тире) посередине верхнего поля листа бумаги. Допускается выполнение документов с распечаткой текста на обеих сторонах листа бумаги. В этом случае нумеруются страницы и на лицевой и на оборотной сторонах.

Стандарт оформления организационно-распорядительных документов, относящихся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), включенных в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) представлен в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Бланки деловых документов

Деловые (управленческие) документы выполняются на чистых листах бумаги или на бланках. «Бланк – стандартный лист бумаги, на котором воспроизводится постоянная информация документа и отводится место для переменной информации».

Другое определение: «Бланк документа — набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа».

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два стандартных формата бланков документов — А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм), цвет бумаги белый или светлых тонов. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

  • 10 мм — правое;
  • 20 мм — верхнее;
  • 20 мм — левое;
  • 20 мм — нижнее.

Бланки форматов A4 и A5 служат преимущественно для изготовления служебных писем, учредительных и иных распорядительных документов, договоров, справок, записок, актов и др.

Бланки формата A3 (420 x 297 мм) проектируют для отчетных, учетно-статистических, плановых и других документов, содержащих таблицы с множеством граф.

Бланки формата A6 (105 x 148 мм) изготавливают для резолюции руководителя (поручения) или документов типа квитанций, разовых пропусков, учетных форм и т.п.

Образцы общего бланка, углового и продольного бланка письма организации, продольного бланка письма должностного лица, бланка конкретного вида документа организации представлены в ГОСТ Р 6.30-2003, Приложение Б.

Источник: https://infourok.ru/tezisi-delovie-dokumenti-ponyatie-vidi-oformlenie-blanki-delovih-dokumentov-2721270.html

Бланки документов. Виды, оформление, требования

Деловые документы: понятие, виды, оформление. Бланки деловых документов

Согласно методическим рекомендациям по внедрению ГОСТ Р 6.30–3003 бланк документа — это лист бумаги стандартного формата, на котором нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию.

Информацией могут быть: название вида документа, справочные данные об организации.

В бланк документа обязательно включаются реквизиты, идентифицирующие автора письменного документа: официальное название организации — автора документа («Фрегат»), ее ведомственная принадлежность (Министерство культуры) и организационно-правовая форма (ООО), юридический (фактический) адрес или название населенного пункта, в котором размещается руководящий орган организации.

Для оформления документов в электронном виде используют электронные шаблоны бланков, которые позволяют создавать юридически полноценные документы. Они воспроизводят все реквизиты в электронном виде, что и бумажные бланки. Используются многократно.

Образец бланка документа

Какие бывает бланки?

Общий бланк. Продольное расположение реквизитов

Общий бланк для изготовления любого вида документа (кроме письма).

Бланк письма.

Бланк приказа, распоряжения (конкретного вида документа).

Бланки документов для структурного подразделения и должностного лица создаются в том случае, если руководитель подразделения или конкретное должностное лицо имеют право подписи бланка.

Бланки документов изготавливаются на основе продольного или углового расположения реквизитов, идентифицирующих организацию. Расположение реквизитов на бланке не влияет на юридическую силу документа или его правовой статус.

На продольном бланке указывают название организации, вид документа и другие необходимые реквизиты, которые размещаются вдоль верхнего поля и центрируются.

Продольные бланки на практике используются преимущественно для подготовки нормативных правовых актов (приказ, распоряжение).

Наиболее удобным и экономичным является угловой бланк. В этом случае правая сторона верхней части листа используется для размещения реквизитов «Адресат» и «Гриф утверждения», резолюций.

Образец углового бланка

Угловыми должны быть бланки утверждаемых протоколов, договоров, актов, инструкций и писем, где есть реквизит «Адресат».

Какие основные правила использования бланков?

  1. Для изготовления организационно-распорядительных документов устанавливаются два формата бланков согласно ГОСТ 9327–60: A4 и A5, с размерами полей не менее:

    левое — 20 мм;

    правое — 10 мм;

    верхнее — 20 мм;

    нижнее — 20 мм.

    Организация имеет право сама решать, какие размеры полей целесообразно установить для различных видов документов, но не менее тех размеров, которые установлены ГОСТ.

  2. Проекты писем, приказов и распоряжений, подготовленные совместно с другими органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации или организациями, печатаются на стандартных листах бумаги (формата А4) без бланка.
  3. Типографским способом для учета количества бланков в организации должны изготавливаться бланки, имеющие в качестве реквизита Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации. Снимать копию с типографских бланки не допускается.
  4. Документы, составляющие внутреннюю переписку (служебная записка), оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 без использования бланков.
  5. Использование и учет бланков ведется канцелярий или сотрудником, ответственным за делопроизводство.
  6. Утверждается и вводится в действие бланк документа приказом организации.

Образцы бланков документов организации разрабатываются службой делопроизводства.

Также инициаторами изготовления бланков документов могут быть структурные подразделения организации или должностные лица, которые имеют право подписи бланка.

В таком случае они в порядке, предусмотренном инструкцией по делопроизводству организации, могут направить служебную записку в службу делопроизводства для изготовления бланка структурного подразделения или должностного лица.

Скопируйте или скачайте:

Образец бланка делового письма

Образец бланка документа «Для служебного пользования»

Образец приказа

Образец распоряжения

«,»author»:»ÐÐ²Ñ‚ор: Инна»,»date_published»:»2014-01-08T00:00:00.000Z»,»lead_image_url»:»http://4.bp.blogspot.com/-QlOvFAgSLJk/VDV4FCTYLVI/AAAAAAAAAT4/mdX7uXQpO58/w1200-h630-p-k-no-nu/%D0%B1%D0%BB%D0%B0%D0%BD%D0%BA.png»,»dek»:null,»next_page_url»:null,»url»:»http://www.docdelo.ru/2014/10/blanki-documentov.html»,»domain»:»www.docdelo.ru»,»excerpt»:»ÐšÐ°ÐºÐ¸Ðµ бывают бланки lдокументов? Требования к бланкам документов, образец бланка делового письма, образец бланка приказа и полное оформление бланков на docdelo.ru»,»word_count»:482,»direction»:»ltr»,»total_pages»:1,»rendered_pages»:1}

Источник: http://www.docdelo.ru/2014/10/blanki-documentov.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.