👋 Здравствуйте, уважаемые слушатели! Сегодня мы поговорим о том, что такое системы документации в управлении организациями, какие они бывают, зачем они нужны и как ими эффективно пользоваться. Документация — это неотъемлемая часть любой управленческой деятельности, которая позволяет фиксировать, регулировать, контролировать и анализировать процессы, происходящие в организации, а также обеспечивать взаимодействие с внешними и внутренними заинтересованными сторонами. В условиях постоянных изменений внешней и внутренней среды, а также роста объемов и сложности информации, необходимо постоянно совершенствовать системы документации, делая их более адаптивными, гибкими, надежными и удобными для пользователей. В этой лекции мы рассмотрим основные виды систем документации, их назначение, состав, структуру и особенности оформления, а также дадим рекомендации по их применению на практике.
Видео:ВСЕ разделы проектной документации в строительстве| От идеи до экспертизыСкачать
📝 Определение и функции систем документации
🤔 Что же такое система документации? Под системой документации понимается совокупность документов, связанных единством цели, содержания, формы и порядка создания, обработки, хранения и использования, которая обслуживает определенную сферу или вид деятельности организации. Система документации представляет собой логически упорядоченный и иерархически организованный комплекс документов, который отражает процессы управления, планирования, исполнения, контроля, отчетности, анализа и принятия решений в организации. Система документации может быть разделена на подсистемы, которые соответствуют отдельным функциям, структурным подразделениям или проектам в организации.
😊 Система документации выполняет ряд важных функций, таких как:
- информационная — обеспечивает сбор, обработку, передачу, хранение и поиск необходимой информации для управления организацией;
- регулятивная — устанавливает правила, нормы, стандарты, процедуры, критерии и механизмы управления организацией;
- коммуникативная — обеспечивает взаимодействие между субъектами управления, а также с внешними партнерами, клиентами, контрагентами, контролирующими и надзорными органами;
- контрольная — позволяет отслеживать ход и результаты выполнения задач, планов, проектов, контрактов, а также выявлять и устранять отклонения, нарушения, ошибки и проблемы;
- аналитическая — позволяет проводить оценку, сравнение, обобщение, интерпретацию и обоснование информации, а также выявлять закономерности, тенденции, прогнозы и рекомендации;
- доказательственная — подтверждает факты, события, явления, действия, права, обязанности, ответственность и полномочия субъектов управления;
- архивная — обеспечивает сохранность, защиту и доступность документов, имеющих историческую, научную, культурную или юридическую ценность.
👍 Система документации является необходимым условием эффективного управления организацией, так как она позволяет:
- формализовать и структурировать информацию, делая ее более понятной, наглядной и удобной для использования;
- унифицировать и стандартизировать документы, обеспечивая их единообразие, согласованность и совместимость;
- оптимизировать и автоматизировать процессы создания, обработки, передачи и хранения документов, повышая их скорость, точность и качество;
- интегрировать и координировать документы, обеспечивая их взаимосвязь, взаимодействие и синхронизацию;
- адаптировать и модернизировать документы, обеспечивая их соответствие изменяющимся требованиям, условиям и потребностям;
- контролировать и анализировать документы, обеспечивая их достоверность, актуальность и полноту;
- хранить и защищать документы, обеспечивая их сохранность, конфиденциальность и безопасность.
Видео:Урок 4. Системы документации, важность систематизации для настроек ИС.Скачать
📚 Основные виды систем документации
😎 Существует множество видов систем документации, которые могут быть классифицированы по различным признакам, таким как сфера деятельности, функция управления, форма документа, способ обработки и др. В данной лекции мы рассмотрим наиболее распространенные и важные системы документации, которые используются в управлении организациями. Это:
- организационно-правовая документация;
- организационно-распорядительная документация;
- информационно-справочная и справочно-аналитическая документация;
- плановая документация;
- отчетная документация;
- документация по обеспечению кадрами;
- бухгалтерская документация;
- документация по материально-техническому обеспечению;
- договорная документация;
- документация по документационному и информационному обеспечению деятельности организации.
👉 Рассмотрим каждую из этих систем документации подробнее.
Видео:Система организационно правовой документацииСкачать
📃 Организационно-правовая документация
😇 Организационно-правовая документация — это совокупность документов, которые содержат прав вые нормы, регулирующие создание, деятельность, реорганизацию и ликвидацию организации, а также определяющие ее статус, цели, функции, структуру, полномочия, права и обязанности. Организационно-правовая документация включает в себя следующие виды документов:
- учредительные документы — документы, которые определяют основные параметры организации, такие как наименование, место нахождения, организационно-правовая форма, уставный капитал, сведения об учредителях, порядок управления и др. К учредительным документам относятся, например, устав, свидетельство о государственной регистрации, выписка из единого государственного реестра юридических лиц и др.
- лицензии и разрешения — документы, которые подтверждают право организации на осуществление определенных видов деятельности, требующих специальных условий, квалификации, оборудования и др. К лицензиям и разрешениям относятся, например, лицензия на медицинскую деятельность, разрешение на строительство, сертификат соответствия и др.
- договоры и соглашения — документы, которые закрепляют взаимные права и обязанности организации и других субъектов права по определенным вопросам сотрудничества, партнерства, поставки, оказания услуг и др. К договорам и соглашениям относятся, например, договор аренды, соглашение о конфиденциальности, договор подряда и др.
- приказы и распоряжения — документы, которые устанавливают общие или конкретные правила, нормы, требования, задания, меры, решения и др., касающиеся деятельности организации или ее структурных подразделений, должностных лиц, работников и др. К приказам и распоряжениям относятся, например, приказ о назначении на должность, распоряжение о командировке, приказ об утверждении положения и др.
- протоколы и акты — документы, которые фиксируют ход и результаты различных мероприятий, процедур, проверок, испытаний, экспертиз и др., проводимых в рамках деятельности организации или с ее участием. К протоколам и актам относятся, например, протокол заседания совета директоров, акт приемки-передачи товара, протокол арбитражного разбирательства и др.
👏 Организационно-правовая документация является основой правового статуса и деятельности организации, так как она определяет ее место и роль в обществе, регулирует ее взаимоотношения с другими субъектами права, устанавливает ее права и обязанности, а также доказывает ее законность и легитимность. Организационно-правовая документация должна быть составлена в соответствии с действующим законодательством, нормативными актами, стандартами и правилами, а также храниться в надлежащем порядке и доступе.
Видео:Урок 20. Организация работы с договорной документацией.Скачать
📋 Организационно-распорядительная документация
😉 Организационно-распорядительная документация — это совокупность документов, которые содержат указания, рекомендации, предложения, согласования, сведения и др., касающиеся организации и проведения различных мероприятий, работ, операций и др. в рамках деятельности организации или ее структурных подразделений. Организационно-распорядительная документация включает в себя следующие виды документов:
- планы — документы, которые определяют цели, задачи, сроки, ресурсы, ответственных и др. по выполнению определенных работ, проектов, программ и др. К планам относятся, например, план развития организации, план маркетинга, план производства и др.
- инструкции — документы, которые содержат правила, алгоритмы, методы, последовательность, технологию и др. по выполнению определенных действий, операций, процедур и др. К инструкциям относятся, например, инструкция по охране труда, инструкция по эксплуатации оборудования, инструкция по заполнению документов и др.
- расписания — документы, которые устанавливают время, место, продолжительность, периодичность и др. проведения определенных мероприятий, работ, операций и др. К расписаниям относятся, например, расписание занятий, расписание поездов, расписание дежурств и др.
- приглашения — документы, которые содержат предложение, запрос, согласие и др. по участию в определенных мероприятиях, работах, операциях и др. К приглашениям относятся, например, приглашение на конференцию, приглашение на собеседование, приглашение на вечеринку и др.
- заявки — документы, которые содержат заявление, просьбу, жалобу, предложение и др. по получению, предоставлению, изменению, отмене и др. определенных услуг, товаров, работ, операций и др. К заявкам относятся, например, заявка на ремонт, заявка на поставку, заявка на отпуск и др.
- сообщения — документы, которые содержат информацию, уведомление, предупреждение, извещение и др. по поводу определенных событий, фактов, явлений, действий и др. К сообщениям относятся, например, сообщение о задержке, сообщение о повышении цен, сообщение о смене руководства и др.
👍 Организационно-распорядительная документация является важным инструментом управления организацией, так как она позволяет планировать, организовывать, координировать, контролировать и информировать о различных аспектах деятельности организации или ее структурных подразделений. Организационно-распорядительная документация должна быть составлена в соответствии с целями, задачами, ресурсами, сроками и ответственностью по выполнению определенных работ, проектов, программ и др., а также с учетом мнения, пожеланий, потребностей и интересов заинтересованных сторон.
Видео:Урок 16. Организация работы с входящими и исходящими документами.Скачать
📖 Информационно-справочная и справочно-аналитическая документация
😄 Информационно-справочная и справочно-аналитическая документация — это совокупность документов, которые содержат фактическую, статистическую, научную, техническую, экономическую и др. информацию, необходимую для управления организацией, а также анализ, оценку, обобщение, интерпретацию и рекомендации по этой информации. Информационно-справочная и справочно-аналитическая документация включает в себя следующие виды документов:
- справки — документы, которые содержат краткую, точную и достоверную информацию по определенному вопросу, запросу, проблеме и др. К справкам относятся, например, справка о доходах, справка о наличии судимости, справка о состоянии здоровья и др.
- отчеты — документы, которые содержат подробную, систематизированную и обоснованную информацию о ходе и результатах выполнения определенных работ, проектов, программ и др. К отчетам относятся, например, отчет о проделанной работе, отчет о финансовых результатах, отчет о выполнении плана и др.
- досье — документы, которые содержат собранные, упорядоченные и классифицированные сведения о личности, деятельности, достижениях, характеристиках и др. определенного лица, группы лиц, организации и др. К досье относятся, например, досье на сотрудника, досье на клиента, досье на конкурента и др.
- аналитические записки — документы, которые содержат анализ, оценку, обобщение, интерпретацию и рекомендации по определенной теме, проблеме, ситуации и др. К аналитическим запискам относятся, например, аналитическая записка по рынку, аналитическая записка по рискам, аналитическая записка по перспективам и др.
- обзоры — документы, которые содержат краткое изложение, сравнение, характеристику, оценку и др. определенной области знаний, деятельности, литературы и др. К обзорам относятся, например, обзор научных статей, обзор новостей, обзор продуктов и др.
👏 Информационно-справочная и справочно-аналитическая документация является важным источником знаний и решений для управления организацией, так как она позволяет получать, обрабатывать, анализировать и использовать необходимую информацию для принятия обоснованных и эффективных решений. Информационно-справочная и справочно-аналитическая документация должна быть составлена в соответствии с целями, задачами, критериями и методами анализа, а также с учетом достоверности, актуальности, полноты и доступности информации.
📹 Видео
Какая техническая документация необходима для организации производстваСкачать
КТО и КАК ведёт исполнительную документацию с 1 сентября 2023 года? Ver. 2.0Скачать
Документооборот в делопроизводствеСкачать
Техническая документация. Виды технической документацииСкачать
Урок 2. Документ. Основные понятия и типология документов. Правильный выбор вида документа.Скачать
Урок 1: Управление документами как сфера профессиональной деятельности.Скачать
Локально-нормативная документация в сфере охраны трудаСкачать
Урок 18. Организация работы с документами коллегиальных органов управления и рабочих совещаний.Скачать
NormaCS. Система стандартов ЕСКД. Часть 1. Общие положения. Жизненный цикл изделияСкачать
Управление знаниями: какие документы нужны и что в них фиксировать / Максим Цепков (mtsepkov.org)Скачать
Лекция 1. Два определения технической документации.Скачать
Делопроизводство: документы, классификация, документирование и документооборотСкачать
Документоведение. Лекция 5. Унифицированные системы организационно-распорядительной документацииСкачать
Технологическая документация в проектеСкачать
