Составление и оформление организационной структуры и штатного расписания предприятия

Содержание

Составление штатного расписания

Составление и оформление организационной структуры и штатного расписания предприятия

Штатное расписание – один из основных документов, призванных решать на предприятии вопросы кадрового характера. В нем прописываются вакантные места и их количество, тарифная ставка по той или иной специальности, возможные надбавки. Только с помощью данной бумаги владелец или директор предприятия может заключать трудовые договора или сокращать сотрудников.

Зачем нужен документ штатного расписания?

Составление данного документа является обязательным, так как он уберегает работников от необоснованного увольнения (см. также – как правильно уволить сотрудника), гарантирует правильную оплату труда. Кроме того, без наличия расписания нельзя проводить сокращение согласно ст. 81 ТК РФ и принимать на работу специалистов и рабочих.

На основании данного документа руководство выносит следующие постановления:

  • Подписание заявления на работу;
  • Снятия работника с должности;
  • Суммы выплат заработной платы;
  • Установление тарифной ставки того или иного работника.

Руководствуясь все тем же документом отдел кадров:

  • Подбирает необходимые трудовые кадры;
  • Подготавливает необходимые документы в сфере кадров;
  • Анализирует качественный состав работников;
  • Вносит предложения по реорганизации кадрового состава;
  • Подготавливает необходимую документацию.

Отсутствие штатного расписания считается нарушением КЗоТа и карается штрафами

Выписки из кадрового документа могут потребоваться налоговой службе, инспекции по труду, различным фондам – пенсионному и социального страхования и даже Центру занятости.

Кто занимается составлением?

Ответственность за составление может налагаться на различные отделы в зависимости от того, какова структура предприятия. Так, составлять его могут:

  • Специалисты из отдела кадров;
  • Бухгалтер или главный бухгалтер;
  • Экономист;
  • Руководитель предприятия.

Документы для составления расписания

При составлении расписания необходимо опираться на ряд нормативных документов, куда относятся:

  • Классификаторы профессий;
  • Трудовой кодекс РФ;
  • Тарифная сетка, утвержденная государством.

Кроме этого, при составлении бумаги рекомендуется брать за основу форму документации №Т-3. Правда, данная форма фиксации расписания не обязательна для применения и служит в качестве шаблона или примера, на основе которого каждое предприятие может составить свою форму для разработки расписания. Стоит отметить, что в форме зафиксированы основные реквизиты для заполнения.

Документ о количестве рабочих и их окладах составляется самостоятельно предприятием и отражает все сведения о сотрудниках, кроме внештатных.

В случае если установленная форма не устраивает руководство предприятия, ее всегда можно адаптировать под требования организации.

Что отмечается в документе?

В штатном расписании указываются следующие данные:

  • Информация о кадровом составе организации и окладе каждого работника;
  • Структура предприятия – отделы, филиалы, другие подразделы;
  • Должности в соответствии со специальными классификаторами, причем, включая вакантные должности и места для инвалидов. Указанная в документе должность фиксируется в трудовой книжке при приеме на работу;
  • Объем единиц штата для каждой вакансии. В случае вакансии, предусматривающей работу по совместительству, в соответствующей строке фиксируется значение 0.5 или 0.75;
  • Оклад для каждой должности. При заполнении данной строки необходимо помнить о минимальной заработной плате. С помощью данного документа фиксируются доплаты – в процентном или денежном виде. Такие надбавки зачастую предоставляются за стаж, выслугу, тяжелые или опасные условия труда, престижность заведения.

Составляя расписания на одинаковые должности с разным уровнем оплаты труда, для каждой единицы прописывается профессия и квалификация, тарифная ставка.

Количество требуемых специалистов зависит от структуры предприятия, установленными ранее нормативами численности и обслуживания. При этом учитывается объем работы на предприятии.

Образец составления штатного расписания

Предлагаем пример структуры штатного расписания согласно форме № Т-3.

В шапке штатного расписания или на титульной странице указываются следующие данные:

  • Название организации – полное наименование предприятия, при наличии сокращенного варианта оно указывается в скобках сразу за полным;
  • Код по ОКПО – индификационный номер предприятия. Найти его можно воспользовавшись «Общероссийским классификатором предприятий и организаций». Подробнее о коде ОКПО читайте тут;
  • Номер документа – присваивается порядковый номер расписания;
  • Дата составления – указывается число, месяц и год, когда был составлен документ;
  • Утверждено. В данной строке также необходимы места для номера и даты приказа. Заполняются после утверждения расписания;
  • На период – в данной строке указывается дата вступления в действие расписание и срок его окончания;
  • Штат (единиц) – общее количество рабочих мест, отображенных в документе.

Основная часть документа представляет собой таблицу, в которой прописывается:

  • Наименование раздела – отделов, филиалов, представительств. Обычно сначала идут административные отделы, далее – отделы и цеха;
  • Код подразделения – номер в структуре организации. На небольших предприятиях может не заполняться;
  • Должность и квалификация работника. Для заполнения данного столбца можно использовать классификаторами профессий ОК 016-94, классификатором занятий ОК 010-93, другими классификационными справочниками;
  • Количество единиц рабочего штата;
  • Тарифная ставка, оклад;
  • Надбавки – устанавливаются как законодательством, так и самим работодателем. Фиксированная сумма или процент;
  • Всего – указывается сумма оклада со всеми надбавками. При этом если все выплаты указаны в рублях, то считается общая их сумма. В противном случае ставится прочерк, указываются примечания и перечисляются нормативные акты для надбавок;
  • Примечания – внесение дополнительной информации и пояснений.

На основе внесенных данных по окладу и надбавках, а также количеству штатных единиц просчитывается бюджет заработной платы организации. Данная сумма указывается на штатном расписании. Внизу под готовым расписанием необходимы подписи руководителей предприятия, отдела кадров и бухгалтерии. Печать на готовом документе не ставится.

Данная структура может быть использована при составлении штатного расписания любого предприятия.

Утверждение и сроки действия

Зачастую новое расписание составляется в начале года. Готовый документ утверждается руководителем с помощью приказа. После этого в строку «Утверждено» на готовом документе вносятся номер и дата приказа.

В связи с тем, что штатное расписание напрямую связано с оплатой труда, вводить новый вариант лучше всего в начале месяца.

Готовый документ издается в трех экземплярах. Один находится у руководителя предприятия, второй – в отделе кадров, третий – в бухгалтерии.

Руководители структурных подразделений получают извлечения из штатного расписания.

Сроки действия документа строго не нормированы. Зачастую расписание составляется на год, но в некоторых случаях оно может действовать несколько лет или же измениться через пару месяцев в связи с реорганизацией предприятия. Обычно руководство предприятия само устанавливает сроки действия расписания и указывает его на самом документе.

Корректировка документа

В некоторых ситуациях может возникнуть потребность во внесении изменений в действующий документ. Одними из наиболее распространенных причин становятся:

  • Появление новых должностей;
  • Корректировка оклада;
  • Изменения в списке вакантных должностей и должностей по совместительству;
  • Сокращения должностных единиц;
  • Переименование подразделов и должностей.

Изменить действующий документ можно двумя способами:

  1. Составить новое расписание;
  2. Издать указ о внесении изменений в уже готовом документе.

Об изменениях, которые предполагают ухудшение условий работы на предприятии – уменьшение размера заработной платы, увеличение рабочего времени и т.д., руководство обязано известить работников за 2 месяца до их вступления в силу.

: Как заполнить штатное расписание с помощью 1С?

Один из наиболее простых способов составления штатного расписания – применение для его составления разнообразных компьютерных программ. Одна из них – 1С. В данном видео-уроке представлена информация о том, как с помощью программы составить штатное расписание и правильно оформить его.

Штатное расписание – базовый документ, на основе которого осуществляется прием на работу, сокращение, а также рассчитывается итоговая заработная плата за месяц. За его составление отвечает любой уполномоченный руководством работник. Единых требований к оформлению документа нет, но большинство предприятий используют для его создания форму №Т-3.

Источник: https://moyaidea.ru/sostavlenie-shtatnogo-raspisaniya.html

Как разработать штатное расписание предприятия

Составление и оформление организационной структуры и штатного расписания предприятия

Графа 10 «Примечание» предусмотрена для внесения дополнительной информации, уточняющей и поясняющей данные штатного расписания.

Форма № Т-3 предусматривает подписи руководителя кадровой службы и главного бухгалтера, но при отсутствии одной из должностей в организации можно оставить соответствующую строку пустой, либо дополнить форму подписями других сотрудников.

Проставление печати на утверждённом штатном расписании не предусмотрено. Порядок утверждения штатного расписания Утверждается штатное расписание приказом, подписанным руководителем или другим уполномоченным лицом. Реквизиты приказа нужно внести в строку «Утверждено».

Поскольку заработная плата начисляется ежемесячно, то и вводить в действие новое штатное расписание удобнее с первого числа. При этом стоит учесть, что даты составления, утверждения и вступления в силу штатного расписания могут не совпадать.

Указано, что все записи заносятся в трудовую книжку на основании штатного расписания.Трудовой кодекс РФ Постановление Минтруда РФ от 10.10.

2003 N 69 Нормативного акта, в котором указана обязанность по ведению штатного расписания, нет. Несмотря на подобную «дыру в законе», все контрольные службы запрашивают данный документ.

С его помощью проверяется и собирается информация о сотрудниках, вознаграждении о проделанной работе и т.

д.

Поэтому его отсутствие – это нарушение закона о труде и влечет за собой наложение штрафа. Вывод: штатное расписание должно быть на каждом предприятии. Ответственные лица. Кто подписывает? Права подписи в штатном расписании имеет руководитель предприятия, начальники отдела кадров и бухгалтерии.

Это значит, что ответственность за составление, оформление, внесение изменений несут сотрудники данных служб. Подпись ставится в конце документа.

Как составить штатное расписание предприятия

Общество с ограниченной ответственностью «Звездочка» │ │ Приказ N 01 │ │»02″ марта 2008 г. г. Н. Новгород │ │ │ │Об утверждении штатного расписания │ │ │ │В целях определения организационной структуры, должностного и численного│ │состава и утверждения ежемесячного фонда заработной платы ООО «Звездочка»│ │ │ │ ПРИКАЗЫВАЮ: │ │1.

Утвердить штатное расписание (прилагается) с «02» марта 2008 г.
│ │2. Важно Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на главного│ │бухгалтера А.И. Иванову. │ │Приложение: штатное расписание на 1 листе. │ │ │ │ Петров │ │Генеральный директор ООО «Звездочка» А.А. Петров │ │ │ │С приказом ознакомлены: Иванова │ │главный бухгалтер А.И.

Иванова │ │ │ │ «02» марта 2008 г.

Как разработать штатное расписание

Это то же штатное расписание, но составленное в свободной форме и содержащее данные, необходимые работодателю для удобства кадровой работы, например:

  • фамилии работников, занимающих конкретные должности;
  • оклады и надбавки по каждому сотруднику (в штатном расписании может быть прописана «вилка» окладов, а в расстановке это конкретизируется);
  • табельные номера;
  • стаж работы;
  • важные сведения о сотрудниках;
  • наличие свободные ставок и любая другая информация, необходимая службе персонала.

Штатный список отличается от расписания динамичностью своего содержания: изменения в него вносятся в текущем режиме, без приказа и утверждения руководителем.

Штатные единицы бюджетной организации утверждаются вышестоящими организациями. На предприятии не бюджетных форм собственности штатные единицы определяются его потребностями и экономической целесообразностью. Если на предприятии есть штатные единицы работающие на 0,5 или 0,25 ставки, то при заполнении данного раздела указываются доли.

Свободные рабочие места вписываются в количестве вакантных единиц штата. Пример штатного расписания со ставкой 0,5: Раздел 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр.» В данном разделе содержатся данные о заработной плате по должностям. С помощью тарифной ставки осуществляется вознаграждение работников за выполненные обязанности согласно трудовому договору.
Данный способ оплаты активно используется на государственных предприятиях и организациях. При тарификации окладов необходимо ссылаться на Единую тарифную сетку.

Штатное расписание

Основное, что необходимо учитывать при формировании штатного расписания, — это две основные формы выплаты надбавок и доплат. Первая форма — процентная — устанавливается в процентах от должностного оклада, и в случае пересмотра размера оклада (ставки) автоматически меняется размер надбавки (доплаты).

Вторая форма выплат — это надбавка или доплата, установленная в виде фиксированной суммы.
Такая выплата может оставаться постоянной даже при изменении размера оклада (ставки), если иное не предусмотрено коллективным договором, трудовым договором или локальным нормативным актом.

При установлении в штатном расписании доплат или надбавок в соответствующей колонке делается пометка о том, в каком размере и за что установлена данная надбавка (доплата).

Зачем нужно штатное расписание и как его составить

Внимание Общество с ограниченной ответственностью «Звездочка» │ │ Приказ N 12 │ │»10″ апреля 2008 г. г. Н.

Новгород│ │ │ │О внесении изменений в штатное расписание │ │ │ │В целях рационализации штатной структуры должностей ООО «Звездочка» │ │ │ │ ПРИКАЗЫВАЮ: │ │Внести в штатное расписание следующие изменения: │ │1. Исключить с «10» апреля 2008 г.

из штатного расписания вакантную│ │должность офис-менеджера (подразделение «Администрация»), в количестве│ │1 единицы, оклад — 9000 руб.
00 коп. │ │2.
│ │4.

Составляем штатное расписание

Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, специальностей, профессий, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Оно может составляться как в виде единого документа для организации в целом, так и для ее отдельных структурных подразделений.

Подписывают штатное расписание руководитель кадровой службы и главный бухгалтер, при необходимости его могут подписывать руководители структурных подразделений.


Штатное расписание утверждается приказом руководителя организации или уполномоченного им лица и является основным документом, определяющим организационную структуру и закрепляющим должностной и численный состав организации.

Что такое «код структурного подразделения»? Код структурного подразделения обычно обозначает место структурного подразделения в иерархической структуре организации. Он также присваивается для удобства ведения документооборота (особенно это касается крупных предприятий).

Посредством кодирования обозначается место более мелких подразделений в структуре крупных. Например, в составе департаментов есть управления, в составе управлений — отделы, в составе отделов — группы.

Если департамент обозначается цифровым кодом 01, то управление в составе департамента, соответственно, будет иметь нумерацию 01.01. Таким же образом обозначаются отделы и группы.

Как заполнять графу «Профессия (должность)»? Данная графа заполняется в строгом соответствии с тарифно-квалификационными справочниками и Общероссийским классификатором должностей служащих и профессий рабочих.

Как составить штатное расписание организации

До момента введения на законодательном уровне определений понятиям «надбавка» и «доплата» разграничить или систематизировать данный вид выплат затруднительно.

Зачем нужно штатное расписание и как его составить При установлении оклада следует руководствоваться требованиями, содержащимися в актах трудового законодательства, а также локальными нормативными актами — Положением об оплате труда в организации, Положением о премировании и другими.

Что такое «надбавки и доплаты»? В унифицированной форме № Т-3 есть несколько граф, объединенных общим названием «Надбавка».

В действующем сегодня Трудовом кодексе РФ не содержатся четкие определения понятий «надбавки» и «доплаты». Руководствуясь общепринятыми установками, можно обозначить доплаты как выплаты, начисляемые работникам к окладам (тарифным ставкам) за особые условия труда или режим работы.

Разработать штатное расписание предприятия и положение о персонале для него

Далее, наряду с полным наименованием, для обозначения документа употребляется сокращение — «ШР».

Как составить штатное расписание организации В этом случае документ сшивается, листы нумеруются, а на оборотной стороне сшива оформляется заверительная надпись с подписью директора и печатью.

На самом бланке печать организации не нужна, а подписи руководителя, главного бухгалтера, начальников подразделений проставляются на последнем листе в предусмотренном для этого поле.

При необходимости ответственные лица могут расписаться на каждой странице, тогда каждая из них должна быть дополнена соответствующей строкой. Составить штатное расписание можно на основе образца, представленного на нашем сайте.

Как составить штатное расписание строительной организации

В случае претензий со стороны сокращённых организация может защитить свои интересы, предъявив в суде, трудовой инспекции штатное расписание работников. На основании этого документа работодатель подтверждает невозможность предоставить увольняемому сотруднику другую должность.

Порядок формирования штатного расписания Федеральная служба госстатистики РФ предписывает предприятиям всех форм собственности разрабатывать и принимать в кадровое делопроизводство штатное расписание (постановление №1 от 15.01.2004 г.) Занимается разработкой и актуализацией штатной структуры работник, имеющий данную обязанность в должностной инструкции.

При необходимости директор может возложить такую обязанность на кадровика или бухгалтера, а также взять эту работу на себя (по приказу).

Источник: http://law-uradres.ru/kak-razrabotat-shtatnoe-raspisanie-predpriyatiya/

Организационно-штатная структура организации, предприятия

Составление и оформление организационной структуры и штатного расписания предприятия

Вне зависимости от формы собственности предприятия его организационно-штатная структура является основополагающим элементом экономической и правовой регламентации трудовой деятельности сотрудников. Кадровая политика коммерческой или бюджетной организации устанавливает рамки корпоративного поведения работников, систему оплаты их деятельности, поощрений или дисциплинарных взысканий.

Что такое структурная организация предприятия?

Любая организационно-штатная структура служит отражением действующих на предприятии принципов управления персоналом, модели взаимоотношений между руководящим звеном и сотрудниками, тактики распределения между ними обязанностей и компетенции. Особого внимания заслуживает иерархическая система крупных компаний, обладающих многоуровневой цепочкой подчиненности.

В чем разница между двумя документами?

Штатное расписание и организационную структуру нельзя назвать равными понятиями. В первом случае речь идет о документе, содержащем наименование должностей, число штатных единиц по соответствующей должности и объем ставки для каждого сотрудника.

Что касается организационной структуры, то она также является письменным документом, в котором четко прописаны имеющиеся на предприятии должности и субординационный порядок.

Грамотное управление организационной структурой и штатным расписанием позволяет устанавливать качественный и количественный состав отдельных подразделений, исходя из содержания и объема поставленных перед предприятием задач с учетом материально-технической базы и бюджета.

За период существования предприятия его подразделения могут объединяться, менять названия, расформировываться и пр. При этом информация о происходящих изменениях структуры предприятия должна храниться в отделе кадров и каталоге структурных единиц. Штатное расписание представляет собой сводный документ, которые позволяет наглядно решать задачи и проблемы кадровой политики предприятия.

Основным элементом организационно-штатной структуры организации и подразделений по отдельности служит ставка, о которой упоминалось выше. На каждом предприятии ее количество соответствует той или иной должности, профессии, условиям оплаты и трудовой деятельности. Численность ставок формируется с учетом штатных структурных единиц.

Принципы формирования организационных структур на предприятии

Таким образом, для реализации функций, от которых зависят успешность и конкурентоспособность компании, важно наличие развитой и эффективной организационно-штатной структуры. Однако для ее формирования важно придерживаться следующих принципов:

  • обеспечение слаженной и бесперебойной работы всех отделов;
  • лояльность и способность маневрировать для молниеносной реакции в случае перестановок рыночной конъюнктуры;
  • приложение усилий для недопущения или нейтрализации социальных конфликтов;
  • минимализм в формировании численности административного и управленческого аппарата с целью сокращения расходов на его финансовое обеспечение и предотвращения наращивания хозяйственных издержек на предприятии;
  • гарантирование высоких результатов и выполнение плана по получению прибыли;
  • своевременное выполнение обязательств перед клиентами, поставщиками, кредиторами.

Штатная структура как отражение стратегии предприятия

Кроме того, управление организационно-штатной структурой подразумевает учет интересов рабочего коллектива, базирующихся на принципах равносильного партнерства. Выбор грамотной модели руководства для предприятия любой сферы деятельности и формы собственности – один из фундаментальных критериев, определяющих будущее компании.

Направление и стратегия деятельности компании являются отправными точками для планирования организационной структуры. Правильно сформированное координационное устройство фирмы или некоммерческого учреждения должно отвечать следующим требованиям:

  • взаимодействовать с партнерами и клиентами на выгодных условиях;
  • рационально распределять среди персонала объем работы, касающийся решения текущих производственных задач.

Разновидности моделей организационно-штатного управления

Управленческая модель организационно-штатной структуры предприятия представляет собой совокупность подразделений, выполняющих ряд функций для подготовки, выработки, принятия и выполнения решений компании. Для удобства систему изображают графически в виде схемы или диаграммы, демонстрирующей состав, связи отдельных штатных единиц и уровни их подчиненности.

Несколько моделей организационно-штатной структуры востребованы и применятся на практике. Их формирование соответствует следующим принципам:

  • многофункциональное управленческое устройство предприятия (подразумевается, что каждое подразделение или штатная единица выполняет одну возложенную на него функцию);
  • процессный вид организационной структуры (предполагает осуществление конкретного процесса отдельным подразделением);
  • матричная форма управления (представляет собой сложный механизм реализации проектов группой сотрудников из различных многофункциональных отделов).

Применение еще одной модели, построенной по принципу «одно подразделение – один контрагент» (последним могут быть подрядчики, поставщики, клиентские группы и т.д.), применяется в случаях ограниченного рынка.

Секрет успешности и востребованности организационной структуры

Широкое распространение получили многофункциональные и процессные модели управления, их модификации, которые используют с начала прошлого столетия. Такие модели управленческой структуры предприятия часто именуют бюрократическими. Эффективность действия иерархических систем объясняется следующими факторами:

  • субординацией, при которой работа всех нижестоящих подразделений контролируется и регулируется вышестоящими структурами;
  • соответствием способностей сотрудников занимаемой должности, т.е. определенной иерархической роли;
  • разделением трудовых обязанностей на дополнительные специализации;
  • формализацией деятельности или введением стандартов, благодаря которым гарантируется однозначный подход сотрудников к реализации возложенных задач;
  • массовостью и обезличенностью выполнения соответствующих функций работниками;
  • строгим отбором работников в соответствии с жесткими квалификационными условиями.

Штатная организация предприятия: пример

Следует рассмотреть один из примеров организационной структуры предприятия. Классический образец – это производственная компания, занимающаяся выпуском продукции.

В основе такой фирмы лежит многофункциональное координационное устройство.

Если в соответствии со штатным расписанием в ней официально трудоустроены порядка 100 сотрудников, целесообразным решением станет создание нескольких крупных подразделений. Например:

  • отдел по производственным вопросам;
  • дирекция по финансовым вопросам;
  • отдел по вопросам сбыта продукции.

Соответственно, каждый из них включает в себя другие, более мелкие структурные единицы, на которые возложена реализация конкретных задач.

Как правило, вне организационно-штатного корпуса формируют бухгалтерию и отдел материально-технического снабжения.

При необходимости расширения ассортимента или обновления каталога для удобства предприятие может временно перейти на матричную модель управления, создав внутри компании новое подразделение на период решения поставленных задач.

Обязательно ли составлять штатное расписание?

Несмотря на то что в законодательстве РФ не прописана строгая необходимость утверждения организационной структуры и штатной численности сотрудников компании, требование о наличии штатного расписания на предприятии имеется в статьях 15 и 57 ТК РФ. Косвенное упоминание законодателя содержится в требовании трудоустраивать работников на должности, соответствующие штатному расписанию, с прописыванием трудовых функций в контракте.

Таким образом, любому учреждению, торговой или производственной фирме следует вводить документ о численности сотрудников и ставок во избежание спорных ситуаций о занимаемых подчиненными должностях, круге их должностных обязанностей.

Не существует и единой типовой формы организационно-штатной структуры, состава сотрудников отдельного подразделения. При этом информацию о координационном устройстве предприятия разрешено отражать по утвержденной Госкомстатом РФ форме Т-3.

Она универсальна и подходит для составления штатного расписания, структуры любой организации. Для оформления документа заполняются следующие поля:

  • регистрационный номер и дата оформления;
  • период, на протяжении которого документ будет считаться действительным;
  • полное название и шифр структурной единицы;
  • профессии и должности сотрудников;
  • общее число штатных единиц и ставок;
  • оклад, наличие или отсутствие надбавки.

Графа «Утверждено», имеющаяся в штатном расписании, содержит данные о приказе, позволяющем вступить документу в законную силу. Коды структурного отдела и каждой его единицы присваиваются здесь же или предварительно. Указываются они в иерархической последовательности – от руководящего звена к подчиненным подразделениям.

Определяя должность, желательно придерживаться положений ОКЗ – Общероссийского классификатора занятий. Штатная организация предприятия утверждается на конкретный период, в случае необходимости она может быть продлена или изменена. Хотя нормативно-правовым актом обязанность составления этого документа не установлена, по факту его утверждают в 90 % случаев.

К тому же в единичных случаях штатное расписание могут запросить контролирующие органы в ходе проверок, аудита.

Источник: http://fb.ru/article/337165/organizatsionno-shtatnaya-struktura-organizatsii-predpriyatiya

Как правильно составить штатное расписание?

Составление и оформление организационной структуры и штатного расписания предприятия

Работа каждого предприятия базируется на основании законодательных актов различного уровня подчинения. Большую роль в жизни любой организации играют локальные документы, приняты и изданы для самого предприятия.

К документам локального характера относится и штатное расписание. Ниже раскрыты особенности и особенности оформления этого важного документа.

Что это за документ?

Штатное расписание – нормативный акт локального характера. Базируется на основании Устава предприятия.

Для унификации Постановлением Службы Государственной статистики была утверждена форма Т-3.

Штатное расписание форма Т-3

На предприятиях используется для оформления штатной численности сотрудников, их состава и структуры.

Включает в себя:

  • Наименование отделов, присвоение им кода.
  • Название должностей, специальностей, профессий, разряда, класса квалификации.
  • Количество сотрудников, оклад, надбавки.

Штатное расписание призвано:

  • Сформировать организационную структуру предприятия.
  • Сформировать численность подразделений и штатных единиц.
  • Сформировать систему оплаты труда сотрудников.
  • Установить надбавки и их размер.
  • Облегчить подбор персонала на вакансии.

Нормативная база

Ссылки на необходимость штатного расписания имеются в следующих законодательных актах:

  • Трудовой кодекс. Ст. 15 и 57 содержат упоминания о штатном расписании. Это связано с тем, что обязанности, права и оплата труда работника исходят из штатного расписания.
  • Инструкция по заполнению трудовых книжек. Указано, что все записи заносятся в трудовую книжку на основании штатного расписания.

Трудовой кодекс РФ

Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69

Нормативного акта, в котором указана обязанность по ведению штатного расписания, нет. Несмотря на подобную «дыру в законе», все контрольные службы запрашивают данный документ.

С его помощью проверяется и собирается информация о сотрудниках, вознаграждении о проделанной работе и т. д. Поэтому его отсутствие – это нарушение закона о труде и влечет за собой наложение штрафа.

Вывод: штатное расписание должно быть на каждом предприятии.

Ответственные лица. Кто подписывает?

Права подписи в штатном расписании имеет руководитель предприятия, начальники отдела кадров и бухгалтерии. Это значит, что ответственность за составление, оформление, внесение изменений несут сотрудники данных служб.

Подпись ставится в конце документа. В случае если штатное расписание состоит из не одной страницы, подписи ставятся на последней странице в специальных строках для подписи.

При первичной разработке штатного расписания графа для подписей может вноситься на каждую страницу документа.

Когда и как вносить изменения?

Нужно каждый год вносить изменения или нет решает каждый руководитель отдельно. Это плановый документ и желательно обновлять его ежегодно.

Ежегодное обновление позволит координировать количественный и качественный состав работников.

При необходимости введения или снятия должностей, упразднения или добавления отделов утверждать новый документ можно реже или чаще.

Внесение изменений возможно несколькими способами:

  • Изменение в целом. Ему присваивается новый регистрационный номер и ратифицируется приказом (распоряжением).
  • Выборочное изменение. Следует зарегистрировать в приказе или распоряжении. Данный способ возможен, если корректировки не существенны.

Внесенные изменения в штатное расписание влияют на уже работающий персонал, соответственно корректировки следует вносить в трудовые документы тех сотрудников, которых они касаются.

Это может быть изменение должности, отдела, дополнительные обязанности, изменение оплаты труда, перевод.

При изменении должности, условий труда сотрудник должен быть в письменной форме проинформирован за два месяца.

Таким образом, внесение изменений состоит из этапов:

  • Согласие сотрудника на внесение корректировок в расписание которые его касаются.
  • Написание и принятие приказа (распоряжения) о внесении корректировок.
  • Написание и принятие приложения к трудовому договору с работником, которого касаются изменения.
  • Запись полученных изменений в трудовую книжку.

Порядок, этапы и правила заполнения

При написании штатного расписания следует ссылаться организационную структуру предприятия.

Это связано с тем, что при составлении расписания необходимо указать подразделения, которые входят в состав предприятия. Далее заполняется стандартизированная форма.

Этапы внесения данных в стандартизированную форму:

  • Указать название предприятия согласно учредительным документам. При наличии сокращенного названия его также необходимо указать – в скобках или строкой ниже.
  • Указать код ОКПО.
  • Указать порядковый номер, согласно Журналу регистрации документооборота. При многократном внесении корректировок следует ввести отдельную нумерацию (например, с буквенным значением).
  • В специальную графу вносится дата составления документа. Может не всегда совпадать со временем вступления его в силу. В связи с этим в унифицированной форме есть графа, в которой указывается дата, с которой оно вступает в силу.
  • В графу «Штат в количестве … единиц» вносится число должностных единиц .
  • Заполняются графы.

Раздел 1 «Наименование структурного подразделения»

Вносятся отделы, представительства, филиалы.

Данные вносятся сверху вниз.

В первой строке указывается руководство предприятия. Далее следуют финансовый отдел, бухгалтерия, кадры, отдел по экономическим вопросам.

После заполнения граф отделами первого уровня подчинения необходимо внести данные о производстве.

Указываются все цеха и участки. После этого уровня заносятся данные об обслуживающих подразделениях (склад, например).

Раздел 2 «Код структурного подразделения»

С помощью данного раздела четко прослеживается иерархическая структура предприятия.

С целью облегчения заполнения данной графы следует воспользоваться отраслевыми классификаторами.

Любому структурному подразделению назначается определенный код в целях облегчения ведения документооборота.

Присвоение начинается с крупных к мелким. Например, департамент – 01, отделы в департаменте – 01.01, 01.02 и т. д., в отделе группа 01.01.01 и т. д.

Графа 3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации работника»

Заполняется раздел на основе Классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.

Для организаций, которые финансируются из федерального бюджета, использование классификатора является неотъемлемой частью процесса документооборота.

Вносятся данные в данную графу в соответствии с особенностями деятельности каждого предприятия.

Раздел 4 «Количество штатных единиц»

Содержит данные о количестве рабочих единиц. Штатные единицы бюджетной организации утверждаются вышестоящими организациями.

На предприятии не бюджетных форм собственности штатные единицы определяются его потребностями и экономической целесообразностью. Если на предприятии есть штатные единицы работающие на 0,5 или 0,25 ставки, то при заполнении данного раздела указываются доли.

Свободные рабочие места вписываются в количестве вакантных единиц штата.

Пример штатного расписания со ставкой 0,5:

Раздел 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр.»

В данном разделе содержатся данные о заработной плате по должностям.

С помощью тарифной ставки осуществляется вознаграждение работников за выполненные обязанности согласно трудовому договору. Данный способ оплаты активно используется на государственных предприятиях и организациях. При тарификации окладов необходимо ссылаться на Единую тарифную сетку.

Оклад – фиксированное вознаграждение за выполнение обязанностей, которые непосредственно указаны в трудовом договоре.

Формирование оклада осуществляется за определенный промежуток времени (месяц, квартал, полугодие).

Установление оклада работников бюджетных организаций основывается на Единой тарифной сетке. Предприятия частных форм собственности исходят из финансовых возможностей, но не ниже минимального размера оплаты труда, куда не входят премии, надбавки, выплаты за особые условия труда и т. п.

Данные указываются в рублях.

Раздел 6-8 «Надбавки и доплаты»

Содержит данные о стимулирующих выплатах, компенсациях (премии, доплаты), установленные законодательством РФ («северные», за ученную степень) и введенных по усмотрению организации (связанные с условиями труда).

Для предприятий и организаций, которые финансируются из государственного бюджета, размер надбавок устанавливается Правительством РФ, для частных – руководством предприятия.

Надбавки устанавливаются в виде процента от оклада. Доплаты – фиксированная выплата.

Раздел 9 «Итого»

Суммируются графы 5 — 8. Указываются все расходы в течение месяца.

Раздел 10 «Примечание»

В графу вносятся изменения, уточнения по штатному расписанию.

Когда составляется и утверждается?

Составляется штатное расписание при открытии нового предприятия, филиала, дочерней компании и т. д. и при внесении существенных изменений.

В связи с тем, что заработная плата выплачивается ежемесячно, наиболее корректно дату вступления в действие назначить на первое число месяца.

Утверждается штатное расписание на основании приказа или распоряжения за подписью руководителя предприятия или уполномоченного лица.

Также в штатном расписании в графу «Утверждено» следует внести соответствующие реквизиты. Далее данные заносятся в Журнал регистрации, после чего номер вносится в приказ. Далее после процедуры утверждения штатное расписание отправляется на хранение.

Образец заполнения 2019:

Округление штатных единиц

При введении штатной численности в штатном расписании могут присутствовать целые единицы и дробные.

Существует два варианта округления штатных единиц:

  • Округление осуществляется по каждому подразделению.
  • Округляются штатные единицы по нескольким подразделениям.

При этом:

  • Ставки менее 0,13=0, т. е. откидываются.
  • Ставки 0,13–0,37 приравниваются к 0,25 штатной должности.
  • Ставки 0,38-0,62 округляются до 0,5 ставки.
  • Штатные ставки 0,63-0,87 приравниваются к 0,75 ставки.
  • Свыше 0,87 — полная ставка.

Составление штатного расписания для индивидуальных предпринимателей

Согласно законодательству индивидуальный предприниматель может нанять работников. С момента принятия работников он становится работодателем и должен вести штатное расписание. Исключение составляют случаи, когда подробно обязанности, форма деятельности работника расписаны в трудовом договоре.

Штатное расписание помогает избавиться от трудностей непредсказуемых ситуаций при работе со штатом.

При составлении штатного расписания для индивидуальных предпринимателей стоит придерживаться тех же принципов и правил, что и для крупных компаний.

Но как минимум стоит заполнить Графы 1-5.

Разработка штатного расписания в бюджетном учреждении

Штатное расписание — неотъмлемая часть работы любой бюджетной организации. Составляется также согласно стандартизированной форме Т-3 согласно всем вышеперечисленным принципам и особенностям.

Однако для бюджетных учреждения в обязательном порядке является использование:

  • Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.
  • Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих.
  • Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (ЕТКС).

При составлении и введении штатного расписания на государственных предприятиях необходимо ссылаться на отраслевые нормативно-правовые акты.

Ознакомление сотрудников

В нормативно-правовых актах, касающихся трудовых вопросов, указано: работодатель обязан ознакомить работников с внутренним трудовым распорядком, а также прочими нормативными актами локального характера, которые непосредственно влияют на его трудовую деятельность.

Ознакомление осуществляется под роспись. Соответственно, если штатное расписание — нормативный акт локального характера, то ознакомление с ним должно осуществляться так же.

Из вышесказанного следует сделать вывод о необходимости ведения штатного расписания на любом предприятии. Для упрощения работы со штатом принята стандартизированная форма Т-3. Ее использование упростит работу и взаимодействие с контролирующими органами.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: http://kadriruem.ru/kak-sostavit-shtatnoe-raspisanie/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.