Оптимизация затрат предприятия

Содержание

Оптимизация расходов: план, мероприятия

Оптимизация затрат предприятия

Оптимизация расходов на предприятии – необходимый и важный этап в условиях экономически нестабильной ситуации. Рассмотрим его подробно.

Основные вопросы

Чтобы сделать все правильно и не стать в глазах персонала «тираном и сатрапом», необходимо разобраться в:

  • существующих видах и вариантах снижения затрат;
  • принципах и методах планирования, сопровождающих мероприятия по оптимизации расходов;
  • наиболее эффективных способах снижения расходов с практической точки зрения;
  • способах снижения расходов на материалы;
  • сути выгоды от уменьшения транспортных затрат;
  • способах выбора стратегии снижения расходов;
  • основных принципах оптимизации.

Бюджет

Часто составление бюджета пытаются переложить на отдел, сотрудники которого считают, что в данном вопросе они не до конца компетентны. Однако составление бюджета – это важный этап. Участие в нем позволяет получить большой объем информации, важной для всех отделов.

Бюджет формируется в несколько этапов:

  • формирование плана-проекта будущего бюджета;
  • рассмотрение проекта бюджета;
  • утверждение бюджета;
  • исполнение бюджета;
  • анализ исполнения.

Оптимизация расходов бюджета – следующий этап после составления бюджета.

Затраты

Оптимизация расходов невозможна без понимания содержания термина “расходы”.

Ими считаются те средства, которые задействованы в формировании прибыли за определенный период. Часть затрат накапливается в виде готовой продукции, полуфабрикатов, нематериальных активов или незавершенного строительства в активах компании. На схеме видна упрощенная структура, соответствующая стандартам МСФО.

Проще говоря, расходы – это увеличение обязательств или уменьшение активов, которое приводит к уменьшению капитала.

Оптимизация

Считается, что оптимизация расходов начинается с сокращения затрат в текущий момент. Однако это не совсем так.

Оптимизация расходов бюджета на предприятии начинается не в тот момент, когда начинают вести жесткий контроль расходования денег, которые уже лежат на счету.

К сожалению, в этот момент совсем не контролируется вопрос, откуда деньги на счету возникают.

Привлечение активного кредитования, а также управление только расходами, влечет за собой хроническую нехватку средств на предприятии, а затем – возможное банкротство.

Эффективность данной процедуры зависит от ведения учета и доходов, и расходов. Эти статьи необходимо планировать, а руководство должно постоянно мониторить цифры в разрезе года, квартала, месяца или другого финансового периода. Всегда существует вероятность, что затратные в текущий момент проекты в долгосрочной перспективе будут весьма выгодны.

Оптимизация расходов не означает совершение действий в ущерб интересам бизнеса. Задача по сокращению затрат должна решаться оптимальным путем, при сопоставлении расходов и доходов друг с другом.

Решать вопрос можно в нескольких направлениях:

  1. Снижение издержек за счет внутренних ресурсов (прямое снижение). К таким действиям можно отнести повышение производительности, уменьшение материальных затрат, снижение управленческих расходов, а также сокращение штата предприятия.
  2. Уменьшение издержек производства (относительное снижение). Достигнуть этого можно путем увеличения объема производства. В таком случае на одну деталь будет потрачено намного меньше средств.
  3. Формирование предложения за счет проведенного маркетингового исследования. В этом случае стимулируется рост объема закупок клиентами и формируется приток новых покупателей.
  4. Формировании строгой финансовой дисциплины. В таком варианте «добро» на расходы может давать ограниченный круг лиц.

Программа оптимизации расходов бюджета должна затрагивать наиболее узкие области. Тогда она будет максимально эффективна.

Пути оптимизации

План оптимизации расходов может предусматривать три направления, по которым может пойти предприятие.

Выделяется экспресс-сокращение, снижение расходов предприятия быстрыми темпами, систематические сокращения.

Каждый из способов применяется в определенной ситуации. Меры, применяемые при этом, должны соответствовать текущему положению дел и опираться также на долгосрочное планирование.

Экспресс-сокращение

Выбрав такой способ для снижения расходов, необходимо срочно прекращать оплату расходов по некоторым статьям. Для определения результата нужно выяснить вероятные последствия каждого способа оптимизации.

Все затраты подразделяются на:

  • Высокоприоритетные. Такие затраты необходимы предприятию для продолжения его деятельности. К ним относят выплату заработной платы сотрудникам, закупку сырья для производства.
  • Приоритетные. Это расходы на оплату мобильной связи, рекламу. Если остановить выплаты по данной статье, то работа компании собьется.
  • Допустимые. К ним относят льготы для работников, оплату санаторного лечения персоналу. Если у предприятия нет свободных средств, то данные выплаты можно приостанавливать, но предпочтительнее их сохранять.
  • Ненужные. Примером таких затрат может служить оплата частного перелета для руководителя компании. Отмена таких расходов отрицательно не повлияет на деятельность компании.

При выборе экспресс-снижения расходов в первую очередь прекращают выплаты по «ненужной» статье и резко ограничивают допустимые. Первые две категории сокращать не желательно.

Быстрое снижение расходов

Оптимизация расходов на предприятии быстрыми темпами возможна в результате проведения ряда мероприятий. Чтобы максимально эффективно снизить расходы, руководство должно определить, на чем экономят в первую очередь.

  1. Экономят на материалах для производства и сырье. Пути для оптимизации расходов могут быть разными. Пересмотр договоров с поставщиками с целью получения товара по выгодной цене – наиболее эффективный способ снижения затрат. Также поставщики могут предложить отсрочки по оплатам, что даст компании возможность собрать необходимую сумму без получения дополнительных кредитов.
  2. Анализ затрат на транспорт и оптимизация данной статьи расходов. Кроме того, снизить можно расходы на электроэнергию, телекоммуникации. Транспортный отдел можно предоставить в аутсорсинг, а затем обратиться в логистический центр, который составит программу снижения расходов на транспорт. Для снижения расходов на электроэнергию контролируют ее расход, следят за уровнем освещенности в темное время, устанавливают энергосберегающее оборудование. Уменьшение списка сотрудников, которым положена корпоративная мобильная связь значительно снизит затраты. Можно договориться с мобильным оператором или поставщиком телекоммуникационных услуг о заключении корпоративного контракта с выгодными условиями.
  3. Сокращения персонала и уменьшение ФОТ. Аутсорсинг и фриланс эффективно снижают затраты на выплату з/п персоналу, а рекрутинговые компании или внутренний отдел подбора персонала помогут заменить неэффективных сотрудников. К примеру, не обязательно иметь в штате уборщицу. Обслуживающий персонал на аутсорсинге позволит экономить до 20% выплат, приходящихся на каждого сотрудника.

Еще один вариант – оптимизация расходов за счет снижения оплаты труда, но предоставления социальных выгод: расширения перечня условий медицинской страховки, предоставление сотрудникам питания за счет компании или бесплатного кофе в автомате. Исследования показывают, что вложение в таком случае будет прибыльным в долгосрочной перспективе, так как повысит лояльность персонала.

Как следует из названия данного способа оптимизации, его суть заключается в проведении периодических мероприятий, направленных на снижение затрат.

  1. Управление инвестициями. Долгосрочные вложения всегда должны быть тщательно обоснованы.Чтобы компания приобрела новое, более эффективное оборудование, заинтересованный отдел должен аргументировать, в чем будет выгода для компании, когда окупится данный проект, когда начнет приносить прибыть. Внедрение новых конкурентоспособных технологий помогает развитию бизнеса. Однако принимая решение о покупке чего-либо, руководство должно помнить об основной цели – снижении затрат.
  2. Управление закупками. Оно заключается в периодическом поиске новых поставщиков, предоставляющих качественный товар по более выгодным ценам.
  3. Управление бизнес-процессами. «Внезапный менеджмент», столь присущий нашей стране, сильно сказывается на принципах ведения бизнеса. С точки зрения новых методик, при организации бизнес-процессов предлагается взглянуть на производство со стороны покупателя. Проводят анализ процесса. Руководителю предприятия необходимо спросить себя, будет ли покупатель платить за это? Клиент не захочет оплачивать перемещение товаров, простои, переоборудование производства без изменений, улучшающих товар. Следовательно, такие расходы нужно или максимально снижать, или вовсе избавляться от них.

Правила оптимизации

Составляя план мероприятий по оптимизации расходов, необходимо помнить, что ситуативное решение проблемы – не всегда лучший выбор. Снижение затрат – это рутинная работа, ежедневное выполнение которой должно стать хорошей привычкой.

Соблюдая правила оптимизации, можно достигнуть максимального эффекта с наименьшими потерями.

  1. Затраты не всегда нужно снижать, чаще всего ими необходимо эффективно управлять. Иногда для снижения общих расходов нужно увеличить размер затрат по какому-то отдельному направлению.
  2. Затраты сводятся к минимуму для достижения наилучшего результата. Правило эффективности говорит, что одна единица затрат обязательно должна обеспечивать максимальный результат.
  3. Затраты есть всегда – будь то действие или бездействие.
  4. В вопросах расходов не бывает мелочей. Пусть сотрудники компании злятся по поводу отчета об использовании третьего десятка ручек за месяц. Но привыкнув к бережному отношению к мелочам, в результате они смогут увидеть повышение з/п или улучшение условий работы.
  5. Стремление максимально снизить расходов не всегда полезно. Оптимальным может быть незначительное снижение затрат и поддержание их на необходимом уровне.
  6. Оптимизация бюджетных расходов невозможна без финансовых вложений.
  7. Есть вид расходов, позволяющий избежать еще больших потерь. К ним относят страхование, наем охраны, установку сигнализации, повышение качества продукции.
  8. В процесс должны быть включены все работники компании, но у каждого должно быть свое, важное для него, задание.
  9. Осторожность не бывает излишней. Мысль, проскользнувшая в голове или подозрение, появившееся в результате прочтения отчета, заставляют глубже проанализировать показатели и почти всегда приводят к снижению расходов.
  10. Оптимизация расходов должна вестись постоянно. Новые статьи расходов влияют на прибыль компании. Появившись внезапно и внезапно исчезнув незамеченными, они могут нанести бюджету предприятия весомый урон. Отслеживание расходов должно быть обязательной задачей, отчетность по выполнению которой подается генеральному руководству компании.

Оптимизация доходов и расходов – процедуры, идущие рука об руку. Неконтролируемые расходы не принесут компании прибыль, а рост прибыли напрямую связан с контролем затрат.

Путаница в понятиях

Программа оптимизации расходов, составляемая финансовым отделом, часто содержит пункты, которые к затратам не относятся.

Чтобы составить максимально эффективную программу, управленческий состав должен понимать разницу между видами издержек.

Например, контроль расходов, основанного на P&L (отчет о прибылях и убытках) не будет считаться управлением затратами.

Оптимизация расходов. Пути оптимизации затрат на предприятия

Оптимизация затрат предприятия

Руководитель предприятия берет отчет, смотрит на статьи расходов и спрашивает, что и где бы еще сократить. Знакомая картина, не правда ли? Как оптимизировать расходы и при этом увеличить прибыль – извечный вопрос бизнеса. Предлагаю обсудить способы оптимизации затрат предприятия.

Используйте пошаговые руководства:

Оптимизация расходов – это одна из первых обязанностей в должностной инструкции любого финансиста. В то время как одни предприятия борются за снижение издержек на доли процента, другие сходу могли бы сократить расходную часть бюджета на 20% и более, но почему-то не делают этого. Давайте посмотрим, оптимизация затрат – это мода или реальность?

Сокращение или оптимизация расходов

Что значит, оптимизировать расходы? Привести их к такому уровню, при котором прибыль максимальна при одинаковых прочих условиях.

В идеальном случае любое отклонение затрат от оптимальных значений, будь то увеличение или снижение, приводит к уменьшению прибыли, которое происходит либо из-за увеличения расходов относительно доходов, либо из-за сокращения производства (см. также, как уменьшить налог на прибыль).

При попытках сократить затраты на этапе верстки годового финансового плана быстро становится понятно, что прямолинейное урезание расходных статей бюджетов не работает. По сокращенным «на бумаге» статьям, скорее всего, при подведении итогов возникнет перерасход. А почему должно быть иначе, если все бизнес-процессы остались без изменений?

Если даже получится фактически сократить расходы, то положительный эффект от таких действий пройдет очень быстро, если будет вообще, а негативные последствия могут наступить намного раньше. Простой пример: сокращение фонда оплаты труда производственного персонала возможно либо за счет снижения уровня средней заработной платы, либо за счет сокращения численности.

Если это сделать без изменения производственных процессов, то в первом случае получим демотивацию и постепенную замену квалифицированных кадров менее квалифицированными, а во втором – снижение объемов производства и угрозу потери рынка.

Без повышения производительности ресурсы для такого сокращения будут исчерпаны очень быстро (читайте также про производительность труда).

С чего начать оптимизацию расходов предприятия

Понятие расхода не привязано к периоду и означает уменьшение стоимости какого-либо актива. Затраты – это только те расходы, которые относятся на финансовый результат данного периода.

Ни один расход в производственной деятельности не происходит сам по себе. Каждый потраченный рубль, каждое снижение стоимости активов вызваны каким-то определенным бизнес-процессом.

Как бы просто это ни звучало, но это ключевой момент, на котором основаны все эффективные способы управления затратами.

Каждое предприятие можно представить в виде цепочки процессов. В нее поступают какие-то ресурсы, которые, проходя эту последовательность, видоизменяются, приобретая на выходе форму продукции или услуги. При этом каждое звено цепи, это определенная функция, которая для своего выполнения требует определенных ресурсов и имеет свою стоимость.

Исходя из этого понимания, как сокращение затрат, так и их оптимизацию следует начинать с анализа бизнес-процессов. Необходимо выявить их соответствие затратам, а затем решать задачу сокращения затрачиваемых ресурсов и повышения производительности. Именно в этом и состоит настоящая оптимизация расходов на предприятии.

Какой способ группировки затрат больше подойдет для целей оптимизации затрат на предприятии

При оптимизации затрат на предприятии наиболее распространенный подход состоит в группировке затрат по структурным подразделениям организации.

Эту модель можно назвать традиционной, в разных вариантах она представляет собой примерно одну и ту же таблицу, с перечнем видов затрат (аренда, зарплата, налоги и т.п.), сгруппированных по отделам предприятия.

В зависимости от масштабов деятельности такие таблицы могут быть больше или меньше, могут иметь разную степень детализации и автоматизации, но суть их при этом остается неизменной.

Такой подход к группировке затрат оправдан для подсчета чистой прибыли и оценке вклада в нее каждого подразделения, а также для некоторой базовой аналитики.

Но он практически бесполезен для целей оптимизации оптимизация расходов компании, потому что подобная привязка к организационной структуре ничего не сообщает о причинно-следственных связях между расходами и процессами.

Она позволяет определить размер затрат, но не дает возможности управлять ими, не дает никакого ответа на вопрос «что делать?».

Другой способ группировки – на постоянные и переменные – лучше, но тоже не достаточно информативен. Усложненные варианты с добавлением условно-постоянных и условно-переменных затрат, даже трудно сказать, что больше, проясняют или запутывают картину.

Группировка для целей оптимизации затрат на предприятии соотносит затраты с вызвавшими их процессами. Внешне она сходна с формой отчета о финансовых результатах и в общем виде выглядит так:

  • Входная стоимость сырья, материалов, товаров для перепродажи;
  • Производственные затраты;
  • Затраты по финансовым операциям;
  • Общехозяйственные и административно-управленческие затраты.

Однако несмотря на внешнее сходство принципиальное отличие заключается в способе распределения затрат внутри этих групп – не по организационной структуре, а по однородным функциям.

Пути оптимизации производственных затрат на предприятии

Для оптимизации производственных и некоторых видов административно-управленческих затрат компании хорошо использовать адаптированные под конкретную ситуацию методы функционально-стоимостного анализа. Последовательность действий в общем случае выглядит так:

  1. Составить перечень функций, которые выполняются сейчас внутри предприятия.
  2. Привести в соответствие каждой функции исполнителя, необходимые затраты труда, времени и других ресурсов.
  3. Выявить наиболее дорогостоящие функции.

Это первый, формальный шаг, после идет творческий этап. Здесь нет готовых решений и рецептов конкретных мероприятий, как нет и формализованных алгоритмов, но именно здесь кроется успех оптимизации расходов компании:

  • найти способы снижения стоимости самых ресурсозатратных функций;
  • выявить и устранить лишние или дублирующие функции;
  • найти возможности совместного использования одного ресурса разными функциями.

Если хотя бы часть этих решений будет найдена, можно будет пожинать плоды проведенной оптимизации, перераспределить освободившиеся ресурсы между наиболее эффективными функциями, или направить их на другие направления.

Даже если не получится получить быстрый эффект, проведенная работа в любом случае будет иметь неоценимую значимость для руководства предприятием. Полученная карта функций и их взаимосвязи с затратами позволит целенаправленно распределять ресурсы и сделать систему бюджетов более реалистичной.

Пример из практики

В практической работе методы функционально-стоимостного анализа в своем полном классическом виде могут оказаться неоправданно трудоемкими, зачастую бывает достаточно использовать упрощенные схемы. Рассмотрим их применение на реальном примере.

Акционеры дистрибьюторской компании поставили задачу снижения затрат на 20%. Анализ показал, что одной из наиболее дорогостоящих функций оказалась бесплатная доставка товара покупателям. Когда-то эта функция отсутствовала, товар не развозили, и покупатели получали его на условиях самовывоза.

Позднее введение такой услуги стало сильным конкурентным преимуществом, и позволило нарастить клиентскую базу, значительно увеличив свою долю на рынке. Однако затем ситуация изменилась, у конкурентов тоже появилась бесплатная доставка, и теперь уже жесткая конкуренция не давала возможности ни отказаться от этой услуги, ни заложить стоимость доставки в цену продажи.

Отдельно оплачивать доставку покупатели тоже не желали, ведь можно сделать заказ у конкурентов, они привезут бесплатно.

Перед нами стояла задача снижения стоимости функции. В ходе анализа мы изучили все факторы, влияющие на ее выполнение:

  • география заказов, удаление от центрального склада, длительность доставки;
  • время, периодичность, объемы заказов, количество клиентов;
  • факторы сезонного роста и снижения спроса;
  • процедуры сбора заявок и их формирования на складе;
  • географическое расположение складов конкурентов и их условия доставки.

В итоге были найдены и реализованы следующие решения:

  • территория деятельности компании (несколько регионов) была условно поделена на зоны исходя из количества клиентов их географической близости и общего объема поставок;
  • составлен график доставки с разной периодичностью для разных зон в зависимости от вышеуказанных факторов;
  • в несколько точек бесплатная доставка была отменена;
  • разработан регламент погрузо-разгрузочных работ, изменен режим работы склада для сокращения общего времени доставки;
  • введено время закрытия приема заявок на ближайшую доставку;
  • рассчитан и установлен экономически обоснованный размер минимального заказа для бесплатной доставки.

Результатом всех этих мероприятий стало снижение транспортных расходов дистрибьюторской компании на 30%, причем, объемы доставки не только не сократились, но и возросли.

Методы оптимизации накладных расходов компании

Общехозяйственные расходы чаще всего служат выполнению функции обеспечения деятельности предприятия в целом, и не могут быть разложены на составляющие процессы, которые можно было подвергнуть анализу, как было описано выше.

В таких случаях самым разумным способом оптимизации затрат предприятия видится нормирование выбранных относительных и абсолютных показателей, например:

  1. Средняя стоимость 1 м2 офисной площади.
  2. Средняя офисная площадь, приходящаяся на одного сотрудника офиса.
  3. Средний размер коммунальных услуг на один метр арендуемой площади.
  4. Средняя стоимость оборудования одного рабочего места.
  5. Средний расход канцелярских и хозяйственных товаров на одного сотрудника.
  6. Выручка, приходящаяся на одного сотрудника администрации.
  7. Количество клиентов, приходящееся на одного сотрудника администрации (отдела продаж, бухгалтерии и т.п.).
  8. Доля заработной платы административного персонала в общем размере ФОТ.

И множество других показателей. Простор для творчества тут безграничен, важно только поддерживать баланс, чтобы погоня за одними показателями не приводила к ухудшению выполнения других функций или подзадач. Чтобы эта схема работала, кроме самой системы коэффициентов нужно:

  1. Назначить ответственных сотрудников, которые могут влиять на их величину.
  2. Установить значения показателя в качестве КПЭ этих сотрудников.

Конечно, при этом подразумевается, что показатели должны быть реальными и измеримыми, а расчеты – прозрачными и понятными для обеих сторон.

Оптимизация финансовых расходов

В предлагаемой концепции к финансовым отнесены все затраты, связанные с движением денежных средств. Кроме непосредственно банковских услуг сюда входит ряд других затрат, обычно считающихся общехозяйственными или административными. Полный перечень финансовых затрат может быть таким:

  1. Расчетно-кассовое обслуживание.
  2. Валютные операции и валютный контроль.
  3. Проценты по кредитам и займам к уплате.
  4. Услуги операторов платежных систем.
  5. Услуги небанковских платежных агентов.
  6. Эквайринг.
  7. Инкассация.
  8. Обслуживание фискальных регистраторов и услуги ОФД.
  9. Заработная плата кассиров, бухгалтера по расчетному счету, специального должностного лица по соблюдению 115-ФЗ.
  10. Некоторые виды налогов и взносов.

На первый взгляд такая группировка может показаться необычной, но в действительности она устанавливает более точное соответствие затрат и функций, чем традиционная классификация.

Несмотря на то, что это затраты одной группы, подходы для их оптимизации требуются разные.

Одни из них изначально привязаны в процентном отношении к объему прохождения денежных средств, другие же, наоборот, фиксированы и от оборота никак не зависят.

В этих случаях методы оптимизации ограничены поиском наиболее выгодных предложений на рынке аналогичных услуг. Другую часть затрат можно самим поставить в зависимость от денежного оборота через КПЭ, устраняя тем самым непроизводительные расходы.

Сокращение процентов к уплате

Больше всего от проводимой на предприятии финансовой политики зависит величина уплаченных процентов за пользование заемными средствами.

Не смотря на то, что стоимость привлеченных ресурсов в большинстве случаев будет близка к среднерыночной, предприятие может влиять на объемы заемных средств и сроки привлечения.

Эти два фактора и определяют итоговую эффективность использования внешнего финансирования. Путь к оптимизации этого вида затрат лежит через сокращение длительности финансового цикла.

Финансовым циклом называют процесс перехода денежных средств организации сначала в сырье, материалы или товары для перепродажи, а затем обратный процесс обращения готовой продукции в деньги на расчетных счетах и в кассе. Начальной точкой финансового цикла является оплата поставщику, а конечной – получение оплаты от покупателя.

Длительность цикла – время, прошедшее от начала цикла до его завершения – напрямую связана с потребностью в заемных средствах. Чем финансовый цикл дольше, тем больше зависимость предприятия от внешних источников финансирования.

Поэтому в общем случае сокращение длительности финансового цикла является целью, достижение которой приведет не только к оптимизации размера платы за пользование займами, но и к повышению эффективности бизнеса в целом.

Резюме

В завершение хочется заострить внимание на том, что значительная и устойчивая оптимизация затрат может произойти только как результат оптимизации бизнес-процессов. Вряд ли получится существенно сократить какой-либо отдельно взятый вид расходов, больше ничего не меняя вокруг.

Практически всегда для этого требуется изменение всех связанных с этой функцией процессов. Зато в случае успеха возникает дополнительный прирост эффективности за счет устранения лишних функций, сокращения потребности в ресурсах и их перераспределения.

Дальнейшим развитием этой модели будет переход к управлению бизнес-процессами через управление затратами.

Пути оптимизации и снижения расходов на предприятии

Оптимизация затрат предприятия

 Издержки являются неотъемлемой частью любого бизнеса, без них предприятие не сможет ни развиваться, ни просто работать.

Однако для обеспечения рентабельности требуется, чтобы расходы были эффективными, то есть каждый потраченный рубль приносил прибыль.

Поставив перед собой такую цель, руководитель сможет уберечь свою компанию от непроизводительных затрат. Однако не каждый гендиректор видит оптимальные способы снижения расходов.

Планирование

 Некоторые директора ошибочно считают, что снижение расходов на предприятии произойдет, если они начнут строго контролировать расходование денег, которые уже есть на счету. При этом совсем не уделяется внимание тому, откуда эти деньги на счете берутся.

Если управлять только платежами, вскоре на предприятии начнется хронический дефицит средств, а если активно привлекаются кредиты, то не за горами и банкротство. Эффективность снижения затрат зависит от того, как ведется учет и расходов, и доходов.

Причем обе эти статьи нужно планировать заранее. Желательно, чтобы у руководителя перед глазами всегда были намеченные объемы доходов и расходов с разбивкой на месяцы, кварталы, годы.

Некоторые инвестиционные проекты могут в краткосрочной перспективе показаться затратными, а в долгосрочной – очень выгодными.

Контроль

 Руководитель должен иметь на руках объективную, а не приукрашенную, информацию о своем предприятии. Возможность контролировать затраты появляется с того момента, когда они начинают учитываться. На многих предприятиях разработана следующая стратегия снижения затрат: создается отдел по сокращению издержек, его сотрудники

  • изучают, факторы, влияющие на затраты;
  • проверяют соответствие технологических процессов нормам, которые закладывались еще в период проектирования предприятия;
  • рассчитывают оптимальную нагрузку производственных цехов;
  • выясняют причины перерывов в работе;
  • контролируют наличие сбоев при отгрузке или приемке товаров;
  • выявляют затаривание склада и т.п.

 Затем происходит анализ и оптимизация расходов, то есть сотрудники намечают программу сокращения выявленных затрат, а руководитель рассматривает ее и утверждает. Пунктами такой программы могут стать: централизованная закупка основного сырья, более эффективная работа с клиентами и т.п.

Дисциплина

 Все стратегии снижения затрат утверждаются руководителем, они находят свое отражение в бюджете предприятия. Нарушать принятые решения можно только в исключительных случаях. За соблюдением этого правила должны отвечать финансовые службы.

В их обязанность входит следить за обоснованностью расходов и отсекать ненужные траты.

Жесткая финансовая дисциплина должна подтверждаться приказом руководителя, в котором указано, что решение о расходах принимает одно или несколько назначенных директором ответственных лиц.

Быстрое снижение расходов на предприятии

 1) Экономия на сырье и материалах. Пути оптимизации расходов по этой, самой затратной, статье могут быть разными. Наиболее эффективный – пересмотр договоров с поставщиками. Сотрудничайте с крупными компаниями, которые могут предложить более низкие цены и отсрочки по платежам.

 2)Анализ и оптимизация затрат на транспорт, телекоммуникации, электроэнергию.

 Если направлением деятельности компании не является оказание транспортных услуг, то можно отдать транспортный цех на аутсорсинг. Также нужно рассмотреть возможность сокращения автопарка и обратиться в логистическую компанию, которая поможет свести к минимуму расходы на транспорт.

 Самые распространенные способы снижения расходов на электроэнергию: контроль расхода энергии, ограниченное освещение в темное время суток, переход на энергосберегающее освещение и оборудование.

 Затраты на коммуникации сократятся, если уменьшить список работников, пользующихся оплачиваемой предприятием мобильной связью. Уменьшите количество телефонов с выходом на межгород, ограничьте интернет-доступ, договоритесь с крупным телекоммуникационным оператором о пакетном обслуживании.

 3) Сокращение персонала и фонда оплаты труда. Рассмотрите необходимость некоторых отделов. Эффективности снижения затрат способствует динамичное развитие аутсорсинга и фриланса. Многие функции компании можно передать сторонним компаниям и специалистам.

Кроме того, различные рекрутинговые организации позволяют сократить неквалифицированный персонал. Например, техничку можно «арендовать» несколько раз в неделю на пару часов.

Более демократичный способ снижения расходов – сократить заработную плату, но предоставить работникам социальные льготы: бесплатное питание, расширенную медицинскую страховку и т.п.

Систематическое сокращение

 1) Управление инвестициями. Инвестиции в покупку нового оборудования и во внедрение современных технологий необходимы предприятию для сохранения его конкурентных преимуществ.

Но принимая решение о вложении средств в какой-либо проект, не стоит забывать о ранее поставленной задаче – увеличение эффективности снижения затрат. Инвестиционные проекты должны проходить строгий отбор. Сначала подразделение, которому необходим проект, должно обосновать его целесообразность.

Затем желательно пригласить независимых экспертов, которые произведут технико-экономический расчет и помогут отобрать из нескольких предложений самое перспективное и выгодное.

 2) Управление закупками заключается в систематическом поиске выгодных поставщиков.

 3) Управление бизнес-процессами. В этой работе мешают стереотипы, сложившиеся со времен СССР. Большинство из сегодняшних технических специалистов на вопрос: как добиться снижения расходов на предприятии, ответят: купить новое производительное оборудование.

Между тем, бизнес-процессы давно претерпели революционные изменения. Для эффективности снижения затрат некоторые предприятия применяют технологию «бережливого производства» (lean thinking).

Суть состоит в том, что расходы оцениваются с точки зрения клиента: согласится ли он их оплачивать. Покупатель не стал бы оплачивать брак и переделки, перепроизводство, перемещение товаров, запасы, ожидания и т.п.

Тем не менее, эти операции имеют ценность, значит, расходы на них нужно сокращать или вовсе избавляться от тех процессов, которые не одобрил бы потребитель.

Десять правил борьбы с затратами

  1. Не стремитесь «убить» затраты, их нужно сделать «послушными», то есть научиться управлять расходами. В некоторых случаях их полезно увеличить.

  2. «Правило эффективности» – каждая единица затрат должна приносить максимальный результат, или – для достижения результата, нужно затраты свести к минимуму.

  3. Затраты возникают, как при любом действии, так и при бездействии.

  4. Не нужно быть максималистом. Даже минимальное снижение расходов или удержание их на прежнем уровне является хорошим результатом.

  5. На пути оптимизации расходов не бывает мелочей. Смиритесь с тем, что вас будут называть занудой и параноиком. Требуйте от сотрудников экономить бумагу, электричество, воду и т.д. Привыкнув экономить по мелочам, подчиненные начнут аккуратно относиться к масштабным затратам.

  6. Расходы невозможно снизить, не потратив на это ни копейки.

  7. Бывают полезные затраты, которые могут уберечь от больших потерь (страхование, охрана, повышение качества).

  8. Анализ и оптимизация затрат – это гонка без финиша. У этой работы нет даты окончания, она является ежедневной, планомерной, рутинной.

  9. Бороться с затратами должны все сотрудники, но перед каждым нужно поставить индивидуальную «боевую» задачу.

  10. Выходя на «тропу войны» с лишними расходами, вооружитесь карандашом, бумагой, калькулятором и недоверием. Любая подмеченная неэффективность или мелькнувшая в голове идея по ее устранению должны храниться не в памяти, а на бумаге. Не верьте сотрудникам, которые не подкрепляют свои слова цифрами, а если подкрепляют, то цифры нужно проверить. В борьбе с лишними затратами побеждают параноики.

Оптимизация доходов и расходов: управление затратами предприятия

Оптимизация затрат предприятия

Проводить оптимизацию затрат предприятия можно исходя из 3-х моделей сокращения расходных статей в бюджете. Согласно выбранной модели финансы в компании растрачиваются по определенным принципам. Для оптимизации предлагаются следующие модели финансового планирования и снижения растрат:

  • Скоростное;
  • Быстрое;
  • Систематическое.

Новая финансовая дисциплина на предприятии утверждается приказом руководства. Отделу бухгалтерии поручается отслеживать и соблюдать новые правила.

Скоростное сокращение

При данной модели траты компании делятся на несколько групп. По приоритетности расходов высчитывается возможность прекращения финансирования:

  • Затраты с высоким приоритетом. К статье издержек относятся закупка необходимого сырья, оплата работы персонала и др. Без высокоприоритетных расходов предприятие не сможет продолжать свою деятельность;
  • Приоритетные растраты. Группа расходов, при исключении которых произойдут сбои в работе компании. Оптимизировать расходы из приоритетной группы нежелательно.
  • Допустимые траты. К данной группе относится финансирование обучения и льгот персонала. Устранение расхода средств на данную группу возможно, особенно, в случаях материального бедствия организации.
  • Ненужные расходы. Финансирование мероприятий, никак не влияющих на деятельность компании и качество производства. От финансирования указанной группы можно легко отказаться.

Быстрое сокращение

Модель предусматривает не полный отказ от определенных групп трат, а экономию на текущих финансовых трат:

  • Удешевление закупки материалов и сырья. Перед тем как оптимизировать расходы на основные производственные процессы, следует предусмотреть возможность падения качества продукции. Распространенной практикой является пересмотр действующих договоров с поставщиками или поиск новых партнеров.
  • Снижение трат на транспортные, коммуникационные услуги. В качестве классического решения сокращается автопарк, заключаются новые договоры на интернет, телефонию, обеспечение электроэнергией. Вся хозяйственная часть компании подвергается оценке и поиску вариантов дешевле.
  • Снижение заработной платы, штата сотрудников. Большинство учреждений прибегает именно к этому варианту в первую очередь. Оптимизировать персонал следует аккуратно, чтобы недостаток рабочих рук не повредил производственному процессу. При снижении зарплат следует заменить недостающие суммы льготами, бесплатным питанием, улучшенным мед. страхованием и т. д.

На чем можно экономить – безопасная оптимизация

Оптимизация расходов предприятия несет в себе определенную опасность. Удаление или экономия на важных статьях финансирования в бюджете компаний может привести к коммерческому краху. Существует несколько статей расходов, экономия на которых не принесет значительных убытков производству:

  • Повышение квалификации сотрудников через семинары, форумы, тренинги;
  • Замена текущих тарифов на связь и интернет-вариантами с меньшей стоимостью;
  • Отмена дальних командировок, если в них нет необходимости или они не играют существенной роли в работе предприятия;
  • Прекращение сотрудничества с дорогостоящими консультантами и другими сотрудниками извне;
  • Частичный перевод штата персонала на удаленный режим работы;
  • Оптимизация запасов предприятия для предотвращения рисков задержки поставок или излишних трат на складские услуги;
  • Поиск недорогих рекламных размещений, снижение затрат на рекламу.

Оптимизация расходов и доходов проходит относительно без последствий в случаях, когда снижение трат не касается производственного процесса и общего качества продукции. Окончательный отказ от рекламы, обучения персонала не рекомендуется. Возможно более экономное расходование средств по всем указанным категориям.

Расходы, от которых отказаться нельзя

В ходе оптимизации производства на предприятии категорически не рекомендуется удалять статьи расходов по следующим пунктам:

  • Расходы на техническое обслуживание и ремонт оборудования. Отсутствие сервисной поддержки приводит к поломкам и простою производственного процесса, финансовым потерям компании.
  • Контроль качества продукции. Система контролирования производства и товаров, выпускаемых компанией, поможет не потерять клиентов и приобрести новых.
  • штата персонала. Оплата труда сотрудников позволяет мотивировать на выполнение обязанностей. Недостаток персонала также негативно сказывается на производстве и продажах продукции.

Эксплуатационные и закупочные расходы – норма в любом бизнесе. Оптимизация призвана улучшить финансовое положение компании без вреда для производства и популярности продукции. Дополнительную консультацию о правилах и методах оптимизации можно получить у специалистов компании «Арбор Прайм».

Как снизить затраты вашей компании. Оптимизация расходов в бизнесе

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.