Понятие, назначение и состав основных управленческих систем документации предприятия

Содержание

Система документации – это… Определение, описание, особенности

Понятие, назначение и состав основных управленческих систем документации предприятия

Эффективность управленческой деятельности определяется результативностью промежуточных звеньев администрирования. Одним из них является делопроизводство. Оно обеспечивает оперативность принятия решений. Сведения, которые присутствуют в документации, необходимы для стабильности работы любой организации.

Понятие системы документации

В рамках управленческой деятельности составляются самые различные бумаги. Совокупность документов, взаимно связанных по происхождению, виду, назначению, сфере применения, единым требованиям к оформлению, образует определенную систему. Каждый носитель тех или иных данных сам по себе является сложной информационной структурой.

Система документации – это многоуровневая модель. Она состоит из множества подсистем, которые, в свою очередь, сами выступают как сложные самостоятельные структуры по отношению к элементам, их формирующим.

Классификация

Все носители информации объединяются в определенные группы – системы документации. Это необходимо для обеспечения эффективности и оперативности решения управленческих задач. Классификация осуществляется на основе специальных признаков.

Существует два вида систем документации. Это корпоративные и функциональные группы. Последние считаются самыми долговечными и универсальными. Дело в том, что в основу формирования функциональных систем документации положены признаки, которые не изменяются в течение продолжительного времени. В настоящее время сложилось порядка 40 крупных функциональных групп документов.

Корпоративная система документации состоит из носителей информации, используемых при реализации управленческих задач в конкретной сфере государственной деятельности, хозяйственной отрасли, в рамках отдельного предприятия. К этой же группе относят бумаги, формирующиеся в процессе жизни отдельного человека или конкретной семьи.

Функциональные группы

В них включаются комплексы носителей информации, обеспечивающих реализацию, в первую очередь, общих функций управления. Существуют унифицированные системы документации:

  • Плановая.
  • Отчетно-статистическая.
  • Первичная.
  • По труду.
  • Бухгалтерская.
  • Расчетно-денежная, финансовая.
  • Ведомственной и статистической отчетности.

В число функциональных групп также включены комплексы документов, отражающих специфику деятельности определенных учреждений и организаций:

  • Медицинских.
  • Образовательных.
  • Проектно-конструкторских и пр.

Специфика корпоративных групп

В таких системах документации может объединяться несколько функциональных систем. В этом случае последние будут представлены в виде своего рода подсистем.

Например, совокупность носителей информации, используемой в вузе, формируется отчетно-статистической, бухгалтерской, организационно-распорядительной документацией.

Эта система документации возникла одной из первых. Еще в Древнем Египте ее использовали для регулирования семейных, хозяйственных отношений.

Система деловой документации формируется актами административного характера. В ней присутствуют реквизиты, которые придают информации, закрепленной на материальном носителе, юридическую силу.

Бухгалтерия и статистика

В XVI-XVII вв. стала складываться система бухучета. На начальном этапе сведения отражались в специальных книгах учета хозяйственных операций, расписках. Эту первичную документацию использовали при разрешении споров. Впоследствии стали возникать более сложные документы.

В настоящее время первичная документация – это основа бухучета. Сегодня в качестве первичных документов используются кассовые ордеры, накладные, счета-фактуры и прочие оправдательные бумаги. При этом первичной может быть и организационно-распорядительная документация. Речь, в частности, о приказах, распоряжениях руководителя или иного уполномоченного лица.

В XVI-XVII вв. стал формироваться статистический учет. Для отражения сведений использовались писцовые и переписные книги. В первых содержались описания уездов и городов, во вторых фиксировались сведения, полученные в ходе подворной переписи.

В XVIII в. возникла статистическая отчетность.

Коммерческая документация

Она возникла во второй половине XIX в. В систему коммерческих документов входят разные контракты, соглашения, облигации, акции и так далее.

В ходе развития международных отношений появилась необходимость заключать договоры с иностранными государствами. Так стала формироваться система дипломатических документов. Со временем она расширялась, включая все новые подсистемы:

  • Дипломатическую переписку.
  • Документирование деятельности консульств за границей и пр.

Военные документы

Они начали возникать после формирования централизованного государства. В течение всего периода существования Империи система военной документации существенно расширилась. В нее входили:

  • Ведомости, именные списки, табели.
  • Распоряжения (предписания, ордеры, приказы).
  • Разъяснения (инструкции, правила, наставления).
  • Документы, в которых отражался ход вооруженных столкновений (диспозиции, дислокации, журналы).

Организационно-распорядительные документы

Эта группа считается одной из самых крупных среди всех систем. Она включает в себя две подсистемы, иногда рассматриваемые как самостоятельные единицы: организационная (организационно-правовая) и распорядительная документация.

Первая представляет собой комплекс документов, в которых закреплены правила, положения, нормы, определяющие статус организации, предприятия, учреждения, а также их структуру, компетенцию, численность штата, суть деятельности и пр. В число организационно-правовых бумаг входят:

  • Положения.
  • Штатные расписания.
  • Устав.
  • Должностные инструкции и пр.

Распорядительные документы предназначены для регулирования деятельности организаций, предприятий, учреждений. В их число включены постановления, распоряжения, приказы, решения, указания и пр.

Информационно-справочные и аналитические документы

Они исполняют обслуживающую роль относительно организационно-распорядительной документации. Информационно-справочными актами являются докладные записки, протоколы, заявления, служебные, деловые письма, телеграммы, электронные сообщения и ряд других.

Информационно-аналитическими документами считаются сводки, справки, отзывы, заключения, перечни и пр.

Кадровая система

В нее входит широкий перечень документов. В кадровых бумагах содержатся данные о персонале организаций, учреждений, предприятий, деятельности самих кадровых отделов. Основная часть документов является персональной. В их числе бумаги, оформляемые:

  • Госорганами. В таких документах содержатся юридические подтверждения сведений, предоставленных гражданами. К их числу относят, к примеру, паспорт, трудовую книжку, диплом, аттестат, военный билет, медсправку и пр.
  • На предприятии, в учреждении, организации для подтверждения каких-либо юридических фактов. Это могут быть характеристики, ходатайства, справки о зарплате, пропуски, удостоверения и так далее.
  • Гражданами для направления в администрацию или профорганизацию для прекращения, установления, изменения трудовых и других правоотношений. К таким бумагам относят автобиографии, резюме, заявления, объяснительные и пр.

В число кадровых входят и служебные документы. Они характеризуют профессиональные, деловые, личные качества сотрудника, но не предназначены для передачи ему. Такими документами являются представления к назначению на должности, аттестационные листы, докладные записки и так далее.

Необходимость в ее появлении возникла в конце ХХ в. Создание единой системы документации в сфере управления было обусловлено стремительным развитием цифровых технологий и усложнением хозяйственных отношений.

В 1971 г. Правительством СССР было принято постановление, предписывающее ускорить работу по унификации документов и классификаторов технико-экономических сведений. Разработку вели на основе функциональных систем.

Ключевая цель унификации состоит в установлении рационального состава документированных форм и комплекса взаимосвязанных социальных и технико-экономических показателей. При этом были установлены специальные требования к оформлению документации.

Значение унификации

Единая система документооборота обеспечивает:

  • Сокращение трудозатрат при осуществлении информационного обмена. Человек прикладывает минимум усилий для оформления или прочтения сведений.
  • Широкое использование цифровых технологий. Унифицированная документация адаптирована для электронной обработки. Это обеспечивается за счет информационной, технической, программной совместимости документов, использования соответствующих их форм, словарей, классификаторов и прочих вспомогательных материалов.
  • Упорядочение потоков информации.
  • Сокращение количества документов.
  • Дальнейшее совершенствование делопроизводства.

Все это существенно повышает эффективность управленческой деятельности, поскольку получение качественной информации происходит более оперативно. Кроме того, уменьшается число ошибок, ручных операций, объем затрат, финансовых в том числе.

Унифицированная система – это комплекс госстандартов, в которых определяются:

  • Основные правила документооборота.
  • Единая форма документов, входящих в нее.

Категории

Ядром унифицированной системы считаются специально разработанные формы документации. Их разделение осуществляется в соответствии с уровнем утверждения. Существуют следующие категории форм:

  • Общероссийские.
  • Ведомственные (отраслевые).
  • Региональные.
  • Корпоративные (используются на предприятиях, в организациях и учреждениях).

Сегодня в России функционирует 8 унифицированных систем документации:

  • Банковская.
  • Организационно-распорядительная.
  • Отчетно-статистическая.
  • По труду.
  • ПФР.
  • Внешнеторговых операций и пр.

Табель форм

Он формируется в учреждениях, организациях и на предприятиях по результатам унификации. Табель представляет собой единый нормативный акт-перечень форм документов, которые необходимы и достаточны для эффективного решения управленческих задач.

По своей сути, он является справочником. В табеле в упорядоченном виде закреплены формы, используемые на предприятии, в организации либо учреждении, а также приводятся стадии подготовки и оформления бумаг. Выглядит он, как правило, в виде таблицы.

Научно-исследовательские документы

Они создаются в ходе выполнения исследований и научно-технических разработок. Основными видами документов считаются:

  • Отчеты по результатам опытно-конструкторский, экспериментально-проектных, технологических работ.
  • Доклады о научно-технических командировках, экспедициях.
  • Программы исследовательских работ.
  • Записки, обзоры, технико-экономические обоснования.
  • Рецензии, аннотации, отзывы, заключения.
  • Диссертации, монографии, прочие научные публикации.
  • Депонированные рукописи.
  • Первичные документы, формирующиеся при проведении исследований. В их числе, к примеру, журналы экспериментов, результаты лабораторных анализов и пр.

Научно-исследовательская документация используется при практической реализации инновационных разработок. Сведения из нее используются в основе различных инструкций, рекомендаций, предписаний и пр.

Заключение

От правильности организации документооборота зачастую зависит результат управленческой деятельности. В особенности это актуально для государственных структур. Именно поэтому госорганы используют в своей работе унифицированные системы документов.

Источник: http://fb.ru/article/355195/sistema-dokumentatsii---eto-opredelenie-opisanie-osobennosti

Деятельность учреждения, организации, предприятия характеризуется повторяемостью рабочих ситуаций и управленческих функций. Такие однотипные управленческие функции и виды деятельности должны документироваться по единым правилам.

Объединение документов в системы документации и использование метода унификации документов повышает качество документов и сокращает время на их подготовку.

Часто учреждения, организации, предприятия используют неоправданное разнообразие видов документов, отражающих типовые операции.

Если при организации работы с документами объединить их в системы документации, руководствуясь методом их унификации, то можно сократить до оптимального минимума количество используемых видов документов и привести к единообразию их формы, структуру и языковые конструкции.

При этом, несомненно, повышается качество документов и сокращается время их подготовки.

Согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», понятие «Системы документации» определяется как совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Понятие «Унифицированная система документации» — как система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

То есть, системы документации адаптируются под потребности и специфику данного предприятия.

Документы, отнесенные к одной системе документации, имеют общие правила работы с ними — подготовки, согласования, утверждения, регистрации, исполнения.

Общие правила работы с документами, входящими в одну систему документации, обусловлены типовыми управленческими функциями.

Объединение документов в системы документации сокращает количество локальных нормативных актов, регламентирующих работу с документами.

Виды систем документации

В практике делопроизводства традиционно сложились следующие системы документации:

  • организационно-правовая;
  • организационно-распорядительная;
  • договорная;
  • регламентная;
  • информационно-справочная;
  • планово-отчетная;
  • финансово-бухгалтерская;
  • кадровая.

Перечисленные системы документации используются практически во всех организациях. Однако это не полный перечень, поскольку здесь не учтена отраслевая специфика, которая отражается, в первую очередь, в проектной, технической, конструкторской документации.

Организационно-правовая документация

Организационно-правовые документы являются правовой основой деятельности организации.

На основании этих документов осуществляется деятельность организации в целом, отдельных подразделений и каждого отдельно взятого работника.

Организационно-правовые документы взаимосвязаны информацией, содержащейся в них: организационной структурой предприятия, перечнями видов деятельности, должностей, сфер ответственности.

Виды организационно-правовых документов:

  • устав;
  • учредительный договор;
  • структура и штатная численность;
  • штатное расписание;
  • положение об организации;
  • положение о подразделении;
  • должностная инструкция.

Организационно-распорядительная документация

Организационно-распорядительные документы издаются уполномоченным лицом для инициации, утверждения или квалификации какого-либо события (факта, действия) текущей деятельности организации и (или) предписания отдельным лицам или подразделениям совершить определенные действия. Помимо общей цели (предписание) организационно-распорядительные документы объединены общей содержательной структурой документа, а также общим алгоритмом их подготовки, согласования, утверждения и условиями их последующего хранения.

Виды организационно-распорядительных документов:

  • приказ;
  • решение;
  • распоряжение.

 
Договорная документация

Договорная документация регулирует хозяйственные и иные взаимоотношения субъектов экономической деятельности. Договорная документация объединяется общим подходом к подготовке и дальнейшему сопровождению, учету и хранению этих документов.

Договорные документы взаимосвязаны как условиями взаимоотношений, так и выполнением обязательств по этим условиям всеми сторонами договора, поэтому договорная документация содержит цепочки документов: «договор-дополнительное соглашение к договору-сопроводительные документы (спецификации, акты, накладные, счета-фактуры)».

К договорной документации относятся:

  • типовая форма договора;
  • договор, заключенный организацией;
  • дополнительное соглашение к договору, заключенному организацией;
  • другие документы, сопровождающие договор (спецификация,накладная, счет-фактура, акт выполненных работ).

Регламентная документация

Регламентные документы — это локальные нормативные акты, в которых описываются процессы деятельности организации, закрепляется функциональное распределение зон ответственности за подразделениями и отдельными работниками при выполнении отдельных операций, а также содержатся требования к взаимодействию подразделений при последовательном выполнении операций.

Регламентные документы объединены общей содержательной структурой, едиными требованиями к их подготовке, согласованию, утверждению и хранению. Совокупность регламентных документов представляет собой регламентную базу организации.

Регламентные документы не должны пересекаться по содержащейся в них информации и противоречить друг другу. Регламентные документы классифицируются по нескольким уровням, в которых документы одного уровня являются дополнением к документам другого уровня.

Так выстраиваются цепочки регламентных документов (схема 1).

Виды регламентных документов:

  • политика;
  • положение;
  • инструкция;
  • правила;
  • порядок (регламент);
  • методика;
  • стандарт;
  • технологическая карта.

Информационно-справочная документация

Информационно-справочные документы имеют вспомогательную функцию по отношению к другим документам и предназначены для передачи сведений от одного адресата другому или фиксации информационных данных.

Информационно-справочные документы объединены назначением (вспомогательной функцией) и общим подходом к регистрации: они не регистрируются централизованно, отдельные документы могут вообще не регистрироваться, в остальных случаях их регистрируют авторы документов.

Виды информационно-справочных документов:

  • служебная записка;
  • объяснительная записка;
  • служебное письмо;
  • протокол;
  • акт;
  • заявление;
  • справка;
  • сводка;
  • список;
  • перечень.

Планово-отчетная документация

Планово-отчетная документация обеспечивает планирование деятельности организации, что позволяет ставить цели и рассчитывать ресурсы для развития и распределения по целям и задачам.

Все планово-отчетные документы составляются на определенный период и включают различные зарегистрированные данные.

Отклонение от плановых показателей может быть вызвано низкой исполнительской дисциплиной, текущей конъюнктурой рынка и неверным планированием.

Виды планово-отчетной документации:

  • стратегия;
  • программа;
  • план работы;
  • бизнес-план;
  • отчет.

Финансово-бухгалтерская документация

Бухгалтерская (финансовая) отчетность содержит информацию о финансовом положении организации на отчетную дату, финансовом результате ее деятельности и движении денежных средств за отчетный период. Эти документы являются письменным доказательством действительного осуществления хозяйственной операции и права на ее совершение.

Финансово-бухгалтерские документы объединены едиными принципами и правилами ведения бухгалтерского учета, которые установлены Федеральным законом Российской Федерации от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Финансово-бухгалтерские документы подразделяются на первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и отчетную бухгалтерскую документацию.

Кадровая документация

Кадровые документы служат основой для оформления и закрепления трудовых отношений.

В кадровых документах фиксируется информация о наличии и движении персонала, в результате чего все кадровые процедуры (прием, перевод, поощрение, применение дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск, увольнение) приобретают документальное оформление. Кадровые документы отражают все направления деятельности кадровой службы организации.

Кадровые документы довольно специфичны и наиболее формализованы. Кадровым службам следует руководствоваться Трудовым Кодексом РФ, федеральными законами, в которых затронуты вопросы труда, Указами Президента, Постановлениями Правительства РФ, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов федерации, а также актами органов местного самоуправления, содержащими нормы трудового права.

Кадровая документация в свою очередь систематизируется следующим образом:

  • плановые кадровые документы;
  • документы, подтверждающие трудовые правоотношения;
  • нормативные кадровые документы;
  • документы по оценке трудовой деятельности;
  • учетные кадровые документы;
  • отчетно-статистические кадровые документы;
  • финансово-бухгалтерские кадровые документы;
  • документы по социальному обеспечению;
  • личные документы работников.

Технология работы с системами документации

Отнесение различных видов документов к системам документации — важный подготовительный этап при построении процессов делопроизводства и документооборота.

Цель этой работы:

  • привести документы организации к единому стандарту разработки и оформления;
  • сократить количество видов документов, используемых в организации;
  • выявить типовые операции обработки документов и автоматизировать их;
  • организовать оптимальное хранение документов различных видов;
  • настроить права доступа к документам различных видов.

Организация работы с различными системами документации основана на методах унификации, которая включает приведение множества видов документов к оптимальному минимуму (унификация видов документов) и установление типовой композиции текстов документов (унификация структуры текстов).

Унификация — это наиболее эффективный метод устранения неоправданного многообразия документных форм и сокращения избыточной информации в документах. Унифицированные документы не требуют особого напряжения при восприятии, облегчают и ускоряют работу как автора, так и исполнителя документа.

Для того чтобы правильно отнести все используемые виды документов к системам документации необходимо провести следующую работу:

1. Определить состав документов, используемых в организации. 2. Унифицировать виды документов (сократить их количество). 3. Унифицировать тексты документов (разработать шаблоны документов).

4. Объединить унифицированные документы в системы документации.

1. Определение состава документов, используемых в организации

В ходе аудита делопроизводственных процессов необходимо выявить все виды документов, которые циркулируют в организации.

Для этого можно провести анкетирование всех подразделений компании и выяснить, для каких задач и целей они используют те или иные виды документов.

Скорее всего, результат будет предсказуемым: при решении сходных задач сотрудники разных подразделений используют различные виды документов, создавая тем самым избыточность используемых видов.

2. Унификация видов документов

Задача, которая стоит на этапе подготовки к автоматизации — сократить количество используемых видов документов, привести используемые документы к единообразию. Для этого следует определить круг вопросов и процессов, подлежащих документированию (эти сведения были получены в ходе анкетирования) и сформировать оптимальный состав документов.

3. Унификация текстов документов

На этом этапе должен быть выработан стандарт подготовки различных видов документов, включающий как обязательный набор реквизитов, так и обязательную структуру текста.

В основе унификации текстов лежит метод выделения постоянной и переменной информации. Постоянная информация составляет существо управленческой ситуации и действия, является общей темой документа. Переменная информация дополняет и конкретизирует основную тему.

Унификация текстов проводится поэтапно. Унифицируются структуры текстов и языковые средства выражения, и для унифицированных текстов разрабатываются трафареты, анкеты, таблицы.

Работа по унификации текстов документов завершается подготовкой шаблонов для всех видов документов, которые предполагается использовать в дальнейшей деятельности организации (схема 2).

4. Объединение унифицированных документов в системы документации

Все документы, которые решено использовать для документирования деятельности организации, следует объединить в системы документации по тем признакам, которые указаны в соответствующих нормативных документах.

В дальнейшем такая систематизация документов используется при организации электронного хранения документов, настройках доступа к документам, настройках базовых и комплексных процессов для обработки различных видов документов.

Системы документации могут лечь в основу организации справочника «Внутренние документы», например, программы «1С:Документооборот 8». Такая организация внутренних документов значительно облегчает поиск и размещение информации в системе. Правильная классификация исключает дублирование информации и включение документов со схожими признаками в разные разделы списка.

Использование методического материала, например, выпущенного фирмой «1С» для подготовки к автоматизации документооборота организации, позволит самостоятельно и в сжатые сроки организовать работу с документами и в крупной компании, в небольшой фирме. Материалы содержат комплекты нормативных документов по организации делопроизводства и документооборота, а также рекомендации по их использованию.

Источник: http://upr.ru/article/ORGANIZACIYA_RABOTY_S_DOKUMENTAMI.html

Тема № 8 Понятие “система документации”

Понятие, назначение и состав основных управленческих систем документации предприятия

Понятие “система документации”.Признаки системы документации. Основанияклассификации систем документации.Функциональные и корпоративные системыдокументации.

Система документации– этосовокупность документов, взаимосвязанныхпо признаку происхождения, назначения,вида сферы деятельности, единых требованийк их оформлению.

Система документации характеризуетсяпризнаками, которые присущи другимсисте­мам:

1) деление системы на подсистемы,т.е. в системе доку­ментации можновыделить ряд самостоятельных подсистем,характеризующихся определен­нойзадачей управления или соответствующимуровнем управления, например: системаплановой до­кументации включает всебя: Организации методологии планирования; Перспективного планирования; Текущегопланирования.

Такие подсистемы решают комплекс задачпо планированию. Они могут в свою оче­редьподразделяться на более узкие подсистемы,отражающие решение отдельных задач(на­пример, перспективное планированиепромышленности, сельского хозяйства);

2) взаимосвязь внутри и между системами:

внутри системы между ееэлементамисуществуют взаимосвязи, проявляющиесяв единстве задач, решаемых даннойсистемой. Документы в системе функционируютне изо­лированно, например:ОРД тесносвязана как с отраслевыми, так и сфункциональными системами докумен­тации.

В ней отражаются такие функции управления,как руководство, контроль, организа­ционныевопросы, планирование, отчетность ит.д. ОРД представляют для других системправовую основу, что находит отражениев ссылках на постановления, решения идругие нормативные правовые акты.

Тесносвязаны между собой системы плановойи отчетно-статистической документа­ции.Если различные виды планов входят всостав плановой документации, то отчетыоб их выполнении относятся котчетно-статистической документации.

Связь проявляется на всех стадияхдействия планов: как в ходе перепискипо их выполнению, так и при подведенииитогов по их выполнению.Т.о., системыдокументации взаимосвязаны,взаимообусловлены, как и процессыуправления, которые они обслуживают;

4) Автономность элементов системы:

автономность систем проявляется ввозможности развития каждой частисистемы, т.е. подсистема можетфункционировать и выполнять свои задачиотносительно других подсис­тем даннойсистемы в значительной мере самостоятельно.

Например: в подсистеме “учетимущественно-материальных ценностей»ведутся книги и картотеки по учетуосновных средств, акты о приеме, сдаче,списании материалов и др. Все этидокументы выполняют важную и достаточносамостоятельную роль в деятельностиучреждения.

Но это не противо­речитпринципу взаимосвязи с другимиподсистемами в решении общих задачданной сис­темы.

5) способность к развитию:

каждая система непрерывно развиваетсявместе с усложнением и развитием функцийуправления, его технической оснащенностии усложнением управленческих задач.

Всё многообразие систем документацииможно разделить на 2 группы:

    1. Функциональныесистемы документации в основу классификации таких систем положено разделение документов по функциям. Эти системы более долговечны и считаются универсальными.

    2. Корпоративныесистемы документации предназначены для документационного обеспечения юридических или физических лиц, а также для реализации функций в определенной сфере государственной деятельности либо отрасли хозяйства (система документации пенсионного фонда, банковская система). Количество корпоративных систем несоизмеримо больше, чем функциональных. В состав корпоративной системы может входить ряд функциональных систем.

Деятельность учреждения, организации,предприятия отражается в различныхдокументах, которые взаимосвязаны исоставляют системы документации,применяемые в определенной сфере. Можноназвать множество систем документации,которые классифицируются по различнымпризнакам (территориальному,функциональному, уровню управления ит.п.).

Выделяют функциональные системыдокументации -организационно-распорядительная,плановая, отчетно-статистическая и др.,т.е. присущие всем органам управления.

Системы документации, отражающиедеятельность органов отраслевогоуправления (министерств, ведомств),принято считать отраслевыми.

Можно выделять различные подсистемыдокументации по уровням управления,они между собой тесно связаны, и ихтрудно разграничить.

К функциональным системамотносятсятакие комплексы документов, которыеобеспечивают выполнение, прежде всего,общих управленческих функций (направлений)деятельности:

· Система организационно-распорядительнойдокументации

· Система плановой документации

· Первичная учетная документация

· Отчетно-статистическая

· Документация по труду

· Система бухгалтерской документации

· Система финансовой и расчетно-денежнойдокументации

· Система статистической и ведомственнойотчетности и др.

В число функциональных систем входяттакже комплексы документации, в которыхнаходит отражение специфическаядеятельность целого ряда организацийи учреждений. Это системы:

· Проектно-конструкторской документации

· Документации оперативного управления

· Медицинской

· Учебной и др.

Система организационно-распорядительнойдокументациисостоит из двух подсистем,которые иногда рассматриваются вкачестве самостоятельных системдокументации:

1. система организационной (илиорганизационно-правовой) документации

2. система распорядительной документации.

Подсистема организационно-правовойдокументациипредставляет собойсовокупность документов, которыесодержат правила, нормы, положения,устанавливающие статус организации,учреждения, предприятия, их компетенцию,структуру, штатную численность, содержаниедеятельности и т.д.

К организационно-правовым относятсятакие виды документов, как:

1. устав (регулирует деятельностьорганизаций, учреждений, обществ,граждан, определяет их права и обязанности);

2. положение об организации;

3. штатное распивание;

4. должностные инструкции, а такженекоторые другие.

В подсистему распорядительной документациивходят документы, регулирующиедеятельность учреждений, организаций,предприятий: постановление, решение,приказ, распоряжение, указание и др.

Система плановой документации

Фиксирует результаты планированиядеятельности учреждения. Основные видыплановых документов: программа, план(перспективный, годовой и т.д.), а такжеграфик, смета расходов и некоторыедругие.

Система информационно-справочной иинформационно-аналитической документации

Документы этой системы выполняютподчиненную, обслуживающую роль поотношению к организационно-распорядительнымдокументам.

К информационно-справочнойдокументации относятся: протокол,докладная записка, объяснительнаязаписка, заявление, служебное )деловое)письмо, телеграмма, факсограмма,телефонограмма, электронное сообщениеи некоторые другие.

В составинформационно-аналитических документоввходят: акт, справка, сводка, заключение,отзыв, перечень, список.

Система отчетной документации состоитиз документов, содержащих сведения орезультатах деятельности учреждений,организаций, предприятий за определенныйпериод времени. Основной вид документовэтой системы – отчет. Достаточно широкогоиспользуется также, отчетный доклад.

Кадровая информационно-документационнаясистема состоит из широкого кругадокументов, содержащих сведения оработниках предприятия, учреждения,организации, а также о деятельностисамой кадровой службы. Основную массудокументов этой системы составляютперсональные документы, к числу которыхотносятся:

1. документы, выданные гражданамсоответствующими государственнымиорганами и юридически подтверждающиесведения, сообщенные гражданами о себе:паспорт, трудовая книжка, военный билет,диплом, свидетельство, аттестат, листокнетрудоспособности, медицинская справкаи др.;

2. документы, выдаваемые предприятием,учреждением, организацией своимработникам с целью подтверждения техили иных правовых фактов: ходатайство,характеристика, справка (с подтверждениемместа работы, должности, заработнойплаты), удостоверение, пропуск,командировочное удостоверение и т.п.

3. документы, составляемые гражданамии направляемые в адрес администрацииили профсоюзной организации с цельюустановления, изменения или прекращениятрудовых или иных правоотношений:заявление, автобиография, резюме,объяснительная записка и др.;

4. служебные документы, характеризующиеделовые, профессиональные, личностныекачества работника, но не предназначенныедля передачи этому работнику: представлениек назначению на должность, аттестационныйлист, результаты тестирования ианкетирования, справка-объективка,докладные и служебные записки и т.п.

Кадровая информационно-документационнаясистема имеет ответвления, которыепредставляют собой во многом самостоятельныеспецифические комплексы документов,выступающие по отношению к ней какподсистемы кадровой документации:

– документация по получению гражданиномсреднего и высшего образования,специальности, рабочей профессии(студенческий билет, зачетная книжка,академическая справка, диплом обокончании учебного заведения и т.п.);

– документация по присуждению учетныхстепеней и ученых званий (стенограммазаседания диссертационного совета,диплом доктора, кандидата наук; аттестатпрофессора, доцента и т.д.);

– документация по прохождению воинскойслужбы;

– документация по повышению квалификациирабочих и служащих и т.д. Степанов Е.Основные функции управления.

Система научно-исследовательскойдокументации

возникает в процессе проведения научныхисследований и выполнения научно-техническихразработок. К основным видам этой системыотносятся:

– отчеты о результатах научно-исследовательских,опытно-конструкторских, опытно-технологическихи экспериментально-проектных работ;

– отчеты, доклады о научных экспедициях,научных и технических командировкахспециалистов;

– программы научно-исследовательскихработ;

– технико-экономические обоснования,обзоры, доклады, записки и др.;

– заключения, отзывы, рецензии, аннотации;

– монографии, диссертации и авторефератык ним, другие научные публикации и отзывына них;

– депонированные рукописи;

– первичная документация, образующаясяв ходе проведения научно-исследовательскихработ (результаты анализов, журналызаписей экспериментов и т.п.)

Корпоративная система документации.Сюда относятся совокупности документов,образующиеся в процессе жизнедеятельностиотдельного лица, семьи. В корпоративнойсистеме документации может быть объединенряд функциональных систем, предстающихв этом случае как ее подсистемы.

Кпримеру, система документации того илииного высшего учебного заведениявключает в качестве подсистеморганизационно-распорядительную,отчетно-статистическую, бухгалтерскуюи некоторые другие функциональныесистемы документации.

В каждом конкретномучреждении, организации, на предприятииимеется свой определенный наборфункциональных подсистем документациии видов документов, в совокупностиназываемый документальным фондом.

Источник: https://StudFiles.net/preview/5131708/page:9/

Понятие, назначение и состав основных управленческих систем документации предприятия

Понятие, назначение и состав основных управленческих систем документации предприятия

Как известно, система документационного обеспечения деятельности предприятия содержит широкий комплекс деловых документов, систематизируемых службой делопроизводства на отдельные категории.

Выделяют следующие категории, отражающие основную деятельность конкретного предприятия (организации): организационно-правовую, плановую, распорядительную, информационно-справочную и справочно-аналитическую, отчетную, договорно-претензионную, по материально-техническому снабжению и сбыту, финансовую, по обеспечению кадрами (личному составу) и др.

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) выделяет следующие системы документации: организационно-распорядительную, первичную учетную, отчетно-статистическую, бухгалтерскую, по труду и т.п.

Традиционно всю систему управленческой документации предприятия разделяют на:

  • систему организационно-правовой документации;
  • систему организационно-распорядительной документации;
  • систему информационной документации.

Организационно-правовая документация

Организационно-правовая документация – это совокупность документов, содержащих правила, положения, нормы, устанавливающие статус предприятия, его компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав. Кроме того, организационно-правовые документы определяют функциональное содержание деятельности предприятия в целом, его структурных подразделений, работников, их права, обязанности, ответственность и др.

Организационно-правовые документы содержат положения строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности предприятия.

Организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом – вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, советом директоров и др.) или руководителем структурного подразделения – в зависимости от вида и разновидности документа.[3]

С точки зрения срока действия, эти документы относятся к бессрочным (исключение – штатное расписание) и действуют до их отмены или до утверждения новых.

Оформляются организационно-правовые документы на стандартных листах бумаги с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов. Текст большинства таких документов состоит из разделов и пунктов, имеющих собственные заголовки, нумеруемые арабскими цифрами.

Основные виды организационно-правовых документов:

  • Устав;
  • Учредительный договор
  • Положение об организации, структурном подразделении, коллегиальном (или совещательном) органе;
  • Регламент;
  • Штатное расписание;
  • Инструкция (документы инструктивного характера могут также называться «Правила», «Положение»;
  • Должностная инструкция.

Организационно-распорядительная документация

Руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и др.

Основное назначение всех организационно-распорядительных документов – регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных задач, получать максимальный эффект от своей деятельности и деятельности организации. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали – они содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам.

В юридическом плане организационно-распорядительные документы относятся к правовым актам, которые с учетом сферы своего действия делятся на:

  • правовые акты федерального уровня;
  • правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации;
  • правовые акты организаций, учреждений, предприятий.

К правовым актам организаций, учреждений, предприятий относятся следующие виды организационно-распорядительных документов: приказ, указание, распоряжение, постановление, решение.

Основанием для издания организационно-распорядительного документа организации может быть как необходимость исполнения законодательных, нормативных правовых актов вышестоящих органов так и необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.

Процесс принятия решения базируется на определенной совокупности информации. Данная информация содержится в различных источниках, среди которых важнейшее место занимают справочно-информационные и справочно-аналитические документы. Деление на эти группы достаточно условно.[2]

К справочно-информационным документам относятся: деловые записки, протокол, предложение, представление, переписка (деловые письма телеграммы, телефонограммы, телексы, факсограммы, электронные документы).

К справочно-аналитическим документам относятся: акты, справки, сводки, заключение, отзыв, список, перечень.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.[3]

Список использованных источников

Источник: http://www.ekonomika-st.ru/drugie/delopr/delopr-6.html

Система документации

Понятие, назначение и состав основных управленческих систем документации предприятия

Система документации — это совокупность документов, взаи­мосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Оглавление

Унифицированные
Распорядительная
Функциональные

Унифицированные

Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам прохождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению, называется системой документации.

Унифицированная система документации (УСД) — система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Целью создания УСД является определение и установление рационального состава форм документов, а также совокупности взаимоувязанных технико-экономических и социальных показателей в них.

Основными задачами создания УСД являются: 1) установление единых требований к порядку разработки, утверждения и регистрации унифицированных форм документов; 2) упорядочение информационных потоков в народном хозяйстве, обеспечение взаимодействия автоматизированных систем обработки данных на основе широкого применения современных средств связи, вычислительной и организационной техники; 3)исключение форм документов, дающих возможность сбора, передачи и обработки информации, не вызываемой действительными потребностями управления, сокращение количества документов.

Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 № 299) в настоящее время действует девять унифицированных систем документации:

1) унифицированная система организационно-распорядительной документации;

2) унифицированная система первичной учетной документации;

3) унифицированная система банковской документации;

4) унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

5) унифицированная система отчетно-статистической документации;

6) унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

7) унифицированная система документации по труду;

8) унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;

9) унифицированная система внешнеторговой документации.

Распорядительная

В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: приказы, указания, решения, постановления, распоряжения.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по каналам системы управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к подведомственным структурам — филиалам, подразделениям, рядовым исполнителям. Все распорядительные документы кроме властного содержат в себе также организующее начало.

Документы, входящие в систему распорядительной документации, носят характер правового акта и, с точки зрения их подготовки и оформления, обладают рядом общих черт, что связано с единством нормативной базы, устанавливающей соответствующие правила и требования.

Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации.

Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

С точки зрения сферы их действия распорядительные документы подразделяются:

документы, действующие на федеральном уровне, — правовые акты, издаваемые Президентом Российской Федерации и Правительством Российской Федерации;

правовые акты, действующие на федеральном уровне, создаваемые федеральными органами исполнительной власти;

правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации;

распорядительные документы, действующие в рамках отдельной организации, предприятия, фирмы.

Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления.

Решение — это правовой акт коллегиального или совещательного органа управления. Решения могут издаваться министерствами, ведомствами, учеными советами, общественными организациями по важным вопросам, входящим в компетенцию этих органов.

Постановление — правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления (комитетами, комиссиями), главами администрации субъектов РФ, мэрами городов и т. д., общественными организациями в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами и организациями.

Распоряжение — акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано.

Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего и конкретного характера длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного узкого вопроса, разового случая.

Как правило, распоряжение представляет собой способ доведения до исполнителей оперативных вопросов, имеет ограниченный срок действия и касается ограниченного круга должностных лиц.

Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления.

Он издается по основным вопросам, а именно: по вопросам внутренней жизни учреждения, организации, предприятия, по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей; утверждения положений, инструкций, правил и т. п. документов, требующих утверждения, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и др.

Указание — распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов. Право подписи указаний делегируется руководителем своим заместителям или руководителям подразделений в пределах их компетенции.

Функциональные

Система ОРД — одна из важнейших систем документации. Она включает документы, фиксирующие решения самых различных вопросов управления и функционирования органов власти, учреждений, предприятий, организаций, отдельных должностных лиц.

Система ОРД состоит из двух подсистем, которые иногда рассматриваются в качестве самостоятельных систем документации:

— подсистема организационной (организационно-правовой) документации;

— подсистема распорядительной документации. Подсистема организационно-правовой документации

представляет собой совокупность документов, которые содержат правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, учреждения, предприятия, их компетенцию, структуру, штатную численность, содержание деятельности и т.д.

К организационно-правовым относятся следующие виды:

— устав (регулирует деятельность организаций, учреждений, обществ, граждан, определяет их права и обязанности);

— положение об организации;

— штатное расписание;

— должностные инструкции; и др.

В подсистему распорядительной документации входят документы, регулирующие деятельность учреждений, организаций, предприятий: постановление, решение, приказ, распоряжение, указание и др.

Система плановой документации фиксирует результаты планирования деятельности учреждения. Основные виды плановых документов — программа, план (перспективный, годовой и т.д.), а также график, смета расходов и др.

Система информационно-справочной и информационно-аналитической документации. Документы этой системы выполняют подчиненную, обслуживающую роль по отношению к организационно-распорядительным документам.

К информационно-справочной документации относятся: протокол, докладная записка, объяснительная записка, заявление, служебное (деловое) письмо, телеграмма, факсограмма, телефонограмма, электронное сообщение и др.

Источник: http://delo-up.ru/osn/sistema-dokumentatsii.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.